關鍵詞：消防檔案管理 內勤 資料建設
摘要：本文首先介紹消防檔案的現狀及意義，然后介紹檔案資料建設存在的問題，接著分析存在上述問題的原因，最后提出解決的方法。
目前，消防部隊的檔案資料建設任務相當繁重，因為消防工作涉及面廣，量大，包括防火、滅火、部隊管理、滅火救援等方面的工作，每一項工作都是非常繁鎖，由于任務重、工作量大，加上有的單位管理不善，方法不當，使得我國消防部隊在檔案資料建設方面存在很多問題。俗話說：“檔案是我黨的珍貴財福”，檔案建設好了，對于促進單位工作有著重要的作用，提高單位工作效益，理順單位工作思路也頗有益處。
1、消防檔案資料建設存在的問題：
1.1、檔案錯誤多，不真實。有的單位在消防檔案資料建設中，盡管量很多，一年一個消防大隊行政處罰卷達到近百份，消防安全管理檔案達到幾百份，他們追求的是在量上有所突破，從而為爭先創優奠定基礎，但是他們所作的檔案大部分都是偽造的，因此在文書編號、當事人簽名、詢問筆錄、時間控制等方面漏洞百出，然而，上級領導來考評和檢查時，有時只是粗略的看一下，有時對于存在的問題只是“爭一只眼閉一只眼”，只要數量上有所突破，說明單位在工作上就有亮點，就可以評上先進，從而形成惡性循環。使得一些真實的檔案體現不出來，而一些假冒的檔案文書卻隨處可見，錯誤也難以避免。
1.2、分類不詳細，存在大雜燴現象。有的單位沒有單獨的檔案柜，所有的檔案文書都放在內勤人員的抽屜里面，包括現場檢查筆錄，責令限期整改通知書，復查意見書，重大火災隱患整改通知書，建筑審核意見書，建筑工程驗收意見書，重點單位消防檔案，火災事故檔案等，加上有的內勤人員懶惰，不及時地將這些檔案資料歸檔裝卷，也不知道如何分類、如何編號、如何裝訂等，如果遇到年終再進行統一的裝訂，使得一些檔案資料被誤編，將行政處罰檔案整理為消防安全管理檔案，將消防安全重點單位檔案整理為火災事故檔案等。
2、分析存在問題的原因：
2.1、內勤人員工作不認真，無專人負責。有的內勤人員面對繁鎖的檔案資料建設在工作上不能夠認真細致地進行整理，不能夠靜下心來整理檔案資料，對于白天干不完的工作就讓他睡大覺，不能夠做到案無積壓。有的單位無專人負責內勤工作，有的防火參謀負責防火檢查、建審、火調、消防重點單位管理、內勤等方面的工作，因此，任務和工作量相當大，因此他們就不能夠抽出更多的時間來整理檔案資料，不能夠對檔案資料進行認真細致地分類，不能夠使得檔案資料更加完善。
2.2、檔案資料不真實，造假現象嚴重。因為目前提出在消防執法質與量上實現雙突破，有的單位為了爭先進，使得單位在執法量上走在同行業的前列，因此將一些本來沒有實施處罰的單位場所建立為行政處罰檔案，偽造當事人的簽名，因此在文書編號、領導審核、法律條文運用等方面存在著錯誤。有的由于以贊助代處罰，本應處罰一萬元的用一千元贊助代替，因為存在腐敗現象及地方保護主義等現象，使得一些處罰不能夠到位，因此一些未有按照要求整改的單位場所而建立成消防安全管理檔案，到期復查時意見書內容填寫為都按照要求整改完畢。
2.3、內勤人員素質低，不懂如何對檔案資料進行分類。有的單位內勤人員是從地方聘請過來的，由于他們對于消防工作了解不夠，不知道消防檔案的分類，不知道消防檔案的裝訂順序，使得在消防檔案資料建設方面問題很多。而有的單位內勤人員是從地方大學生剛分來的干部或者從其他兵種部隊轉行到消防部隊工作的干部等。因為他們剛剛界入消防工作，對于消防工作很生疏，因此在消防檔案資料建設也存在著很多問題。
2.4、檔案資料不能夠及時地歸檔。由于內勤人員懶惰，使得一些檔案資料不能夠及時地歸檔，有的該建檔的資料由于時間一長而忘記歸檔，甚至保管不當而丟失，如果再用時就難以找到，為了應付檢查和考評，只好重新造假，失去了檔案資料的真實性。
2.5、內勤人員調換頻繁，交接手續不全。有的單位一年甚至幾個月就更換一個內勤人員，使得一些剛剛熟悉業務的內勤人員流失掉，因為培養一名合格優秀的內勤人員需要至少半年時間，一個人剛剛熟悉業務又被換走，有時因為交接手續不全，使得一些還未及時歸檔或者到期應該建檔的消防檔案資料不能夠很好的歸檔。從而將一些珍貴的檔案資料不能夠得以很好的保存。
3、解決的方法：
3.1、加大檔案資料的投入，由專人負責消防檔案資料的建設。單位應該設立專門的檔案室，購買質量好、樣式好、數量足的檔案柜，要分類齊全，分別放置。目前在消防部隊存在著警力嚴重不足的現象，如何解決這種矛盾呢？可以采取如下兩種措施：首先，可以聘請地方專門從事內勤工作的人員來進行檔案資料的管理，在選擇人員時應該擇優選取，選擇比較優秀、工作責任心強、心細、文字功底強的人員來從事內勤工作；其次，目前每年各地都要從地方大學里招收一批大學生，在招收的時候，可以招中文系或者藝術系等相關專業的人員從事內勤工作。在一些大單位，包括支隊機關和工作量較大的單位，一個人不夠可以聘請兩個或者多個人員從事內勤工作，對于內勤人員較多的單位要健全組織、完善機制、分工負責，由專人負責檔案資料的填寫，由專人負責檔案的制作，由專人負責檔案資料的審核，由專人負責檔案資料的整理裝訂。
3.2、提高內勤人員的業務素質，進行專門的業務培訓。對于內勤人員不光應有良好的工作作風、思想素質，而且還應有較高的業務素質。因此要定期地組織人員進行業務培訓，培訓形式多樣，也可以組織內勤人員到檔案工作開展好的單位或者檔案局、圖書館參觀學習。在培訓過程中應向他們講授消防檔案的分類和裝訂順序。內容可以參照如下：消防檔案可以分為建筑工程消防監督審核驗收卷，消防安全檢查卷，消防監督檢查卷，火災事故調查卷，消防行政處罰卷，舉報投訴卷。另外，還應向他們講授檔案的裝訂順序，比如消防安全檢查卷的裝訂順序如下：消防安全檢查意見書，消防安全檢查申報表，建筑消防設計防火審核意見書、消防驗收意見書復印件，消防安全組織、消防安全責任制度，消防安全管理制度、消防安全操作規程等，員工經過消防安全培訓證明材料，滅火和應急疏散預案，現場消防安全檢查記錄，錄像、照片資料目錄及其索引，其他相關資料；火災事故調查卷卷內法律文書及裝訂順序如下：火災事故調查報告，火災原因認定書，火災事故責任書，火災損失核定通知書，火災現場勘查筆錄、火災現場圖，火災現場物證提取清單，訊問筆錄和詢問筆錄，技術鑒定結論，專家意見，火災直接財產損失申報表及其受理憑證，火災直接財產損失核定表，火災現場錄像、照片及其索引，其它應當訂入案卷的材料；舉報投訴卷按照下列順序建立案卷：舉報投訴案件查處情況報告，下發舉報投訴人及其有關人員的文書、文件，舉報投訴資料及其受案憑證，調查證據資料，集體討論意見，其他資料。在裝訂的過程中，每個省消防總隊可能都下發有關于《消防檔案管理暫行規定的通知》，我們可以參照通知的要求進行整理裝訂。
3.3、實行獎懲分明，建立獎懲機制。總隊及支隊和大隊都要層層制訂詳細的獎懲措施，并將消防檔案納入消防監督工作考核的范圍，并制定考評標準，保證消防監督管理工作的落實；在消防檔案管理工作中，對檔案的建立、歸檔、管理和提供使用等工作作出顯著成績的，單位應該給予表彰獎勵；在消防檔案管理工作中，由于沒有落實管理制度和措施，造成檔案破損、丟失和其他影響檔案管理、使用的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分，構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
3.4、及時歸檔更新。行政處罰卷在結案后，要及時地將其裝訂成冊，按照裝訂順序編號。對于消防安全管理檔案、火災事故調查卷、建筑審核卷、舉報投訴卷都要按照規定和順序進行裝訂。對于消防安全重點單位檔案，由于每年單位的法定代表人及消防安全管理人和規章制度都要發生變化，因此我們一定要根據變化及時地進行更新，以便讓單位領導和其他人員知道變化，并有針對性地開展工作。
3.5、盡量避免過度調換內勤人員。在選取內勤人員時，應該選取一個比較固定，最好選取當地的人員和愿意長期從事本單位內勤工作的人員來干內勤，另外，在選取內勤人員時，要和他們簽訂一份長期合同，合同不到期，不允許他們離開工作崗位，即使內勤人員必須要更換，在更換時要履行交接手續，把檔案資料要寫一個完善的臺帳和明細表，哪些已經裝訂成冊，哪些還沒裝訂的，都要移交給下一任內勤人員。
3.6、文書檔案管理和電子管理并存。一份文書檔案如何能夠長期的保存？當然前面所說的好的管理方法是很必要的，但是當前科技日益發展，特別是電子科技，象電腦軟件、U盤、辦公操作系統等，這些都為檔案資料的建立和完善提供了很好的方法，并且通過這些電子處理可以長期保存，檔案資料不易丟失。因此，我們也應采取電子管理，每個單位可以裝訂消防管理系統及其他方面的消防辦公軟件，使得消防檔案更加完善。