靖宇街是哈爾濱道外區出現較早的一條商業街，有資料說早在１９０６年前后靖宇街就已店鋪林立，不過就哈爾濱而言，道外區始終是人口密集的不發達地區。在市里名頭不響的天潭酒店因規模較大、價錢便宜而成為該區最大最火的三家酒店之一。
    哈爾濱是一座對節日有極大熱情的城市，天潭酒店對面楊洪杰的方園食雜店窗子正對著天潭酒店。楊洪杰的女兒楊慧說：“從大年三十起，酒店銀白色的金屬外墻和金黃色門柱上掛著一串串彩燈，還有那些通紅的喜慶燈籠……”起火后，酒店門口懸掛的喜慶燈籠迅速著火，事后有人覺得彩燈太多也是禍因。年初二當天，營業面積１３００平方米的天潭酒店２３間包房全部客滿。
    黑龍江《新都市報》社會新聞部主任唐云立年初二傍晚在天潭酒店毗鄰的一家飯店用餐，盡管還有相當的距離，爆炸聲還是太強烈了，“我覺得整個屋子都在發顫，跟著我們就都跑出來了，那時是晚上６點左右”。而楊慧說：“我當時就覺得酒店里層門突然一亮，其實是太亮了，然后火苗就從地上一下子著起來。”黑龍江克山縣在酒店工作的王艷在爆炸發生前正站在酒店二樓樓梯口休息，二樓樓梯正對著一樓大廳正門，下面，門廳右側２米處一個服務員正在點取暖爐。雖然到酒店工作僅４個月，但王艷對店里的兩個取暖爐已經很熟悉，“哈爾濱太冷，包房有暖氣有的客人還覺得冷，就得用取暖爐”。取暖爐并不好用，王艷說點這種煤油爐時味很大，而且王艷要下到一樓，和另一個服務員一起把取暖爐抬上來。
    取暖爐固定放在一樓迎賓臺附近，“大廳經常開門，迎賓她們都覺得冷，所以客人不用時取暖爐就放在那，一般人不會注意”。
    有報道說事發前取暖爐兩個燈捻就已失效。捻燈失效使煤油取暖爐只能用明火加油。官方調查結果是，服務員事發當時在調試煤油爐，在尚未熄火的情況下向取暖爐內倒入５公斤左右的燃料油，引起爆燃。哈爾濱市消防支隊一位負責人說，用溶劑汽油比用普通汽油還厲害，其標號較高，遇火就著，燃燒直接迅速，燃燒后危害性比普通汽油和煤油都大。也有人以成本角度分析說，普通煤油的市場價比溶劑汽油要高出１６０％還多。
    種種誘因導致災難在一剎那間爆發，爆炸后就停電了，王艷說：“一股濃煙沖上來，好多人都在咳嗽。”黑龍江省消防總隊司令部副參謀長廖軍事故后每天都在現場與辦公室間往返，他說：“酒店里背投電視都融了——你可以想象濃煙溫度有多高。”
    相對于亂撞的客人，王艷對二樓格局相對熟悉，她直接進到開著門的六包。天潭酒店房間設置很奇怪，地下室有１４個“貴賓”包房；大廳是明檔點菜櫥窗和兩個包間；二樓有７個“豪華”包房，房間號從一排到九，沒有“四”和“七”。
    王艷不記得自己是第幾個站到空調室外機上的人，她站上去時，有人正用凳子砸玻璃，有人從窗外的鐵柵欄里硬往外擠，有人往下跳。楊洪杰則看到酒店一樓一扇窗子后數十人撲到窗口，拼命砸窗。楊洪杰說等他用斧子砸碎外面的玻璃前，里面的人已打碎了七八把椅子。備受詬病的除厚窗戶外還有二樓窗外雕花防盜護欄。一家１６口平安脫險的徐振遠若有所思地說，“虧著是自己家人在一起，先讓五個孫子出去，大兒子則頂著門不讓煙進來，否則誰管誰呀？”
    徐振遠７４歲，瘦小干練。他從砸開的窗子往外鉆卻失敗了，“腦袋出來了身子出不來，我一摸，那鐵條都是實心鐵的”。廖軍回憶說，領導慰問時，徐振遠對消防戰士很感激，他說，我們用手掰，手都掰壞了，也只能讓小孩子出去。等門外熱氣逼過來了，鐵柵欄上的鐵花才被砸掉。在死去的３３人中，年紀最大的比徐振遠還長一歲。唐云立始終在現場采訪，他告訴記者：“我跟一個家屬進大廳找人，大廳里橫七豎八地躺著尸體，里面黑黑的只能借外面消防大燈看東西。”借著消防大燈的亮光，唐云立曾看到消防隊員手里一具嬰兒的尸體——那嬰兒身上的綠衣服在消防大燈光下異常刺眼。
    天潭酒店在道外十二道街與靖宇街交叉口，是太古派出所轄區。記者與酒店管片民警聯系時，有說法是他已因火災而受到處分，正在寫檢查。管片民警希望記者提及，１月２６日前后，派出所曾發現天潭酒店的防火通道有堵塞物并令酒店疏通，也因此，大火中有１４０余人得以從此防火通道逃生。
所有的憤怒都指向了天潭酒店老板。楊洪杰聽說酒店祁老板最早在北環商城作五金建材生意發家，家里的買賣挺多。１９９９年圣誕節前后酒店開業前，楊家說祁氏租用向陽商店地下室做倉庫，后來干脆將這套建筑面積２０７０平方米的房子買斷開起了酒店。對祁氏的氣派，有知情人說，房子總投資有７００萬元，酒店在裝修上就花去了二三百萬元。媒體公布消息是，房主及法人代表是祁艷華，合伙人為祁勝利、祁勝東，現由祁勝東負責管理經營。
    因火災而受累的管片民警顯然不愿多談祁氏，還有一個他不愿談的話題是“酒店防火具體歸誰管的問題”。知情者說，在哈爾濱防火實行三級管理，消防重點單位由市里直管，二級由區里管，三級單位，包括小企業、個體業戶經營的買賣由派出所監督。在哈爾濱實行了十余年的三級管理并非獨一家，公安部消防局有關負責人說，所謂的消防三級管理是全國性的，但各地情況相差很大——“各地職責不一樣”。不過有了天潭酒店火災的前提，再談到公安部推行的三級管理問題時，這位負責人說：“這問題很敏感。”