文件是國(guó)家黨政機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作、部署任務(wù)的一種重要手段和形式，它具有很強(qiáng)的政策性和時(shí)效性。文件雖然具有重要作用，但不是越多越好，如何提高文件的質(zhì)量，發(fā)揮它應(yīng)有的效能，是需要認(rèn)真研究的課題。安監(jiān)部門(mén)必須十分重視文件的指導(dǎo)作用，分析研究文件的規(guī)律性，規(guī)范文件的內(nèi)容和格式，用好文件這一指導(dǎo)工作的有效形式。
一、 當(dāng)前安監(jiān)部門(mén)文件的現(xiàn)狀
近幾年，在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)中，安監(jiān)部門(mén)的“三多”（檢查多、會(huì)議多、文件多）是出了名的，其中就有文件多，據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)設(shè)區(qū)的市級(jí)安監(jiān)局全年的文件總和超過(guò)300件，差不多一天一個(gè)文件。從文件內(nèi)容上來(lái)劃分，主要有以下幾類：1、上報(bào)省、當(dāng)?shù)攸h委、政府及有關(guān)部門(mén)的文件，主要是工作報(bào)告、請(qǐng)示、發(fā)展規(guī)劃、專項(xiàng)申請(qǐng)等。2、規(guī)范性的文件，主要是對(duì)面上工作的要求或者就某一項(xiàng)工作作出規(guī)范。3、安排工作、部署任務(wù)的文件，主要是全年性的或者季節(jié)性的工作安排。4、工作情況通報(bào)，主要是對(duì)階段性的工作進(jìn)行小結(jié)、對(duì)下步工作提出要求，分析事故發(fā)生原因、汲取事故教訓(xùn)，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、促進(jìn)工作開(kāi)展，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)批示、鼓舞工作干勁。5、專題會(huì)議紀(jì)要，針對(duì)某項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行專題研究，形成共同遵守的意見(jiàn)，讓大家執(zhí)行。6、許可、審批事項(xiàng)和事故處理批復(fù)，主要是安監(jiān)部門(mén)負(fù)責(zé)的有關(guān)安全許可、安全審查、事故處理，作出的結(jié)論性意見(jiàn)。7、聯(lián)合發(fā)文，政府有關(guān)部門(mén)與安監(jiān)部門(mén)就某一項(xiàng)工作作出安排，或者安監(jiān)部門(mén)與政府有關(guān)部門(mén)聯(lián)合開(kāi)展活動(dòng)，如安全生產(chǎn)專項(xiàng)整治等。8、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，就市級(jí)安監(jiān)部門(mén)來(lái)說(shuō)主要是轉(zhuǎn)發(fā)省、國(guó)家安監(jiān)總局的文件。9、其他需要以文件形式行文的事項(xiàng)。從文件種類上來(lái)劃分，可分為：1、正式文件，包括政府安委會(huì)文件、安委會(huì)辦公室文件、安監(jiān)局文件、局黨組文件；2、函件，包括政府安委會(huì)函、安委會(huì)辦公室函、安監(jiān)局函；3、電報(bào)，包括政府安委會(huì)內(nèi)部明電、安委會(huì)辦公室內(nèi)部明電、安監(jiān)局內(nèi)部明電。另外，還有針對(duì)事故隱患整改下達(dá)的政府督辦令，向有關(guān)政府、部門(mén)、企事業(yè)單位出具的安全生產(chǎn)證明，等等。
二、文件使用中存在的問(wèn)題
大量文件的產(chǎn)生使安監(jiān)部門(mén)承擔(dān)了十分繁重的任務(wù)，同時(shí)，由于安監(jiān)部門(mén)成立時(shí)間相對(duì)較晚，很多工作都是開(kāi)創(chuàng)性的、沒(méi)有先例可參考，給文件的制定帶來(lái)了一定困難，在文件使用中也存在一些問(wèn)題。一是轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件過(guò)多。上級(jí)文件具有全局性和超前性，是對(duì)一個(gè)省或者全國(guó)工作作出的部署，具有普遍的指導(dǎo)意義，但是，具體對(duì)一個(gè)市來(lái)說(shuō)不一定完全適合，有的對(duì)上級(jí)文件不管有用沒(méi)有用一律轉(zhuǎn)發(fā)，有的甚至原文照轉(zhuǎn)。文件倒是發(fā)下去了，基層不知道該辦那些事。二是質(zhì)量不高。有的文件還是停留在一般號(hào)召上，套話、大話羅列成篇，大路邊上的話多，實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容少，要求多、辦法少。就某項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，往往是上級(jí)要求的你要求了、別人說(shuō)的你也說(shuō)了，就是沒(méi)有自己的主張和措施。有的由于缺乏調(diào)查研究，對(duì)基層情況摸不透、拿不準(zhǔn)，出臺(tái)的文件不符合實(shí)際情況，前邊發(fā)了文件后邊改，影響了公文的嚴(yán)肅性。甚至有些安排臨時(shí)性工作的文件，就向一陣風(fēng)刮過(guò)算完，沒(méi)有生命力。三是越級(jí)行文。正式文件的越級(jí)行文不是很普遍，但在安全生產(chǎn)“三同時(shí)”審查、審批、驗(yàn)收等工作中，存在越級(jí)行文現(xiàn)象。如，安監(jiān)部門(mén)組織相關(guān)企業(yè)的安全三同時(shí)審查驗(yàn)收后，出具的意見(jiàn)，目前就是安監(jiān)部門(mén)直接向企業(yè)發(fā)文，有的省級(jí)安監(jiān)部門(mén)還直接向某民營(yíng)企業(yè)行文。這樣以來(lái)，行文的隸屬關(guān)系就被打亂了。四是格式不規(guī)范。有的文號(hào)不統(tǒng)一，國(guó)家安監(jiān)總局發(fā)文也沒(méi)有統(tǒng)一的文號(hào)；有的文件字體、字號(hào)、格式、頭尾比較亂，甚至存在錯(cuò)字、白字，有的政府安委會(huì)的文件印制單位落款卻是某某安監(jiān)局辦公室；有的對(duì)單位簡(jiǎn)稱使用不規(guī)范，一份文件一個(gè)樣。五是執(zhí)行文件的效率不高。有些文件只顧印發(fā)，缺乏檢查落實(shí)，有的單位收到文件一閱了之，等發(fā)生事故了才知道上級(jí)有要求；有的單位收到文件一轉(zhuǎn)了之，反正我把文件發(fā)下去了，出了事故沒(méi)有我的責(zé)任。
三、嚴(yán)格管理，提高文件的質(zhì)量和水平
（一）嚴(yán)格審批，防止亂發(fā)文件。安監(jiān)部門(mén)要把文件管理作為業(yè)務(wù)建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，建立健全文件管理機(jī)制，實(shí)行一把手簽批負(fù)責(zé)制，凡是正式文件要在起草人員、公文處理人員、分管負(fù)責(zé)人層層把關(guān)的基礎(chǔ)上，由主要領(lǐng)導(dǎo)親自簽批。主要領(lǐng)導(dǎo)簽批文件便于在全局性、政策性上把關(guān)，也體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)重視，同時(shí)，也是對(duì)文件起草人員的一個(gè)警覺(jué)，提醒每一位工作人員都要十分注意，你起草的文件要送給主要領(lǐng)導(dǎo)閱，馬虎不得。
（二）加強(qiáng)調(diào)研，提高文件質(zhì)量。一是深入了解下情，安排自己的工作，出臺(tái)的文件要有要求、有目標(biāo)、有措施、有辦法、有檢查、有考核、有獎(jiǎng)懲，做到發(fā)一份文件規(guī)范一個(gè)方面的業(yè)務(wù)、指導(dǎo)一個(gè)時(shí)期的工作。二是認(rèn)真研究上級(jí)精神，創(chuàng)造性地制定文件，做好結(jié)合的文章，對(duì)上級(jí)出臺(tái)的指導(dǎo)意見(jiàn)，要組織專門(mén)力量進(jìn)行研究，舉一反三，逐類旁通，提出獨(dú)創(chuàng)性的見(jiàn)解，拿出自己的招數(shù)，防止人云亦云。三是注重細(xì)節(jié)，對(duì)文件的內(nèi)容要仔細(xì)推敲，在政策性、實(shí)用性、可操作性上很下功夫，提出一項(xiàng)措施辦法要在一定范圍內(nèi)進(jìn)行試套，反復(fù)修改，經(jīng)得起實(shí)踐的檢驗(yàn)。如制定一個(gè)管理辦法，就要跟上實(shí)施細(xì)則，制定一套表格，出臺(tái)相關(guān)解釋，這樣下級(jí)才能夠正確地遵守執(zhí)行。
（三）規(guī)范格式，統(tǒng)一要求。文件不僅是指導(dǎo)工作的重要手段，也是一個(gè)部門(mén)的門(mén)面，文件質(zhì)量的高低直接影響部門(mén)形象的好壞，因此，必須嚴(yán)格規(guī)范，統(tǒng)一要求。一是統(tǒng)一文號(hào)，安監(jiān)部門(mén)的發(fā)文一律由辦公廳（室）按照國(guó)務(wù)院文書(shū)處理規(guī)定的格式統(tǒng)一編號(hào)，不能隨便亂編、自行其是。二是一般不準(zhǔn)越級(jí)行文，卻需越級(jí)行文的，要抄送越過(guò)的機(jī)關(guān)，對(duì)于三同時(shí)審查意見(jiàn)書(shū)之類的文件，可考慮設(shè)計(jì)專門(mén)的審批文書(shū)，向行政執(zhí)法文書(shū)那樣，既統(tǒng)一格式，又具有權(quán)威性。三是規(guī)范字體、字號(hào)、簡(jiǎn)稱、落款、時(shí)間、附件、圖表等內(nèi)容。四是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，利用多種形式開(kāi)展公文處理培訓(xùn)和文化知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高全體工作人員的理論政策和文字處理水平。
（四）定期考核，提高效率。要重視文件的使用和落實(shí)考核工作，上級(jí)部門(mén)要制定措施，定期對(duì)文件的閱讀、辦理、使用情況進(jìn)行考核，開(kāi)展評(píng)選優(yōu)秀公文活動(dòng)，獎(jiǎng)勵(lì)高質(zhì)量的文件起草者，調(diào)動(dòng)文件處理人員的積極性。對(duì)規(guī)范性的文件年初要作出工作計(jì)劃，年內(nèi)出臺(tái)幾個(gè)文件要心中有數(shù)，擬定提綱，分解任務(wù)，組織調(diào)研，按時(shí)完成。年底要對(duì)文件的使用情況進(jìn)行考核，對(duì)照發(fā)文清單檢查所屬單位收文是否完整，辦理文件是否及時(shí)，文件提出的要求是否落實(shí)到位，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，研究制定改進(jìn)的措施，提高文件的效率。
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