編寫體系文件的原則是寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效（文件寫完后一定要下發(fā)討論和修改，達(dá)到所寫即所做）。體系文件要做到：

    1．系統(tǒng)性

       —     組織應(yīng)對其OHS管理體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)有條理地制訂各項(xiàng)程序；

      —     所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊；

      —     各層次文件應(yīng)做到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序；

      —     各層次文件應(yīng)涉及OHS管理體系一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分。

    2．法規(guī)性

      —     體系文件應(yīng)在總體上遵循OHSMS標(biāo)準(zhǔn)，以及國家或主管部門的有關(guān)法規(guī)要求；

      —     文件一旦批準(zhǔn)實(shí)施，就必須認(rèn)真執(zhí)行；

     —     文件修改只能按規(guī)定的程序進(jìn)行。

    3．協(xié)調(diào)性

      —     體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào)；

      —     體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)；

      —     體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相互協(xié)調(diào)；

      —     處理好各種接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。

    4．見證性

      —     體系文件作為客觀證據(jù)（適用性證據(jù)和有效性證據(jù)）向管理者、相關(guān)方、第三方審核機(jī)構(gòu)證實(shí)本組織OHS管理體系的運(yùn)行情況；

      —     對于審核來講，OHS管理體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：

          危險(xiǎn)因素已被辯識、評價(jià)并得到控制；

          有關(guān)活動的程序已被確定并得到批準(zhǔn)和實(shí)施；

          有關(guān)活動處于全面的監(jiān)督檢查之中；

          職業(yè)安全衛(wèi)生績效和持續(xù)改進(jìn)等。

    5．唯一性

        —     對一個(gè)組織，其OHS管理體系文件是唯一的；

        —     通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達(dá)方式，實(shí)現(xiàn)唯一的理解；

        —     決不允許針對同一事項(xiàng)的相互矛盾的不同文件同時(shí)使用；

    不同組織的文件可具有不同的風(fēng)格。

    6. 適用性

       —     體系文件應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求、組織規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質(zhì)采取不同的形式；

       —     體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)、技能和培訓(xùn)等因素相適應(yīng)；

       —     所有文件規(guī)定都應(yīng)在實(shí)際工作中能得到有效的貫徹。