現(xiàn)場(chǎng)審核除實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)查證外,還包含了一系列會(huì)議,其中包括:
·首次會(huì)議
·現(xiàn)場(chǎng)查證
·審核組內(nèi)部會(huì)議
·審核組與受審核方信息溝通會(huì)議
·末次會(huì)議
1、首次會(huì)議
1)首次會(huì)議目的
·向受審核方領(lǐng)導(dǎo)介紹審核組成員;
·重申并確認(rèn)審核的范圍和目的;
·簡(jiǎn)要介紹審核組實(shí)施審核的審核計(jì)劃、審核方法和審核程序;
·確定審核組和受審核方之間的聯(lián)系;
·確認(rèn)審核組所需資源和設(shè)施,如復(fù)印機(jī)、電話、辦公室等己齊備;
·確定審核組和受審核方之間信息溝通會(huì)議和末次會(huì)議的日期及會(huì)議的主題;
·確認(rèn)審核工作中其他有關(guān)問(wèn)題。
2)首次會(huì)議程序
首次會(huì)議一般由審核組長(zhǎng)主持,其會(huì)議程序如下,根據(jù)情況可歸并或簡(jiǎn)化:
·參加會(huì)議者簽到。
·人員介紹。審核組長(zhǎng)介紹審核組成員,出示能識(shí)別其身份的證明,并適當(dāng)介紹所屬認(rèn)證機(jī)構(gòu)的情況,以表明其權(quán)威性、公正性。受審核方介紹與會(huì)管理層成員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人或其代表。
·重申審核目的和審核范圍。審核組長(zhǎng)重申審核目的,說(shuō)明為什么要進(jìn)行審核,審核要涉及哪些部門(mén)和產(chǎn)品。界定申核的產(chǎn)品范圍,場(chǎng)所范圍以及企業(yè)活動(dòng)范圍。
·審核計(jì)劃。介紹審核組分組情況、審核日程安排及審核路線。并得到受審核方確認(rèn)。
·審核方法。介紹審核的基本方法是抽樣,審核結(jié)果有一定的局限性。
·審核程序。確認(rèn)審核組內(nèi)部交流,審核組與受審核方信息溝通的安排,說(shuō)明不符合項(xiàng)的記錄與確認(rèn)方法。
·審核說(shuō)明。重點(diǎn)應(yīng)說(shuō)明如何正確對(duì)待審核發(fā)現(xiàn)中的不符合項(xiàng)。
·重申審核的客觀性和獨(dú)立性。審核的關(guān)鍵是客觀、獨(dú)立以客觀事實(shí)為依據(jù),以標(biāo)準(zhǔn)及體系文件為準(zhǔn)繩,不受任何外界干擾,獨(dú)立的進(jìn)行審核。
·確定聯(lián)絡(luò)及陪同人員。在首次會(huì)議上應(yīng)確定陪同人員,陪同人員的主要任務(wù)是聯(lián)絡(luò)向?qū)Ш鸵?jiàn)證。同時(shí)協(xié)助審核織落實(shí)辦公、交通及食宿安排。
·重申保密承諾。審核組長(zhǎng)重申審核人員的保密守則,保守審核方的技術(shù)秘密,管理秘密及審核信息。
·確認(rèn)限制條件。根據(jù)受審核方企業(yè)的類(lèi)型和特點(diǎn),共同確認(rèn)某些區(qū)域的約束條件和要求,哪些區(qū)域?yàn)橄拗茀^(qū)、保密區(qū)和危險(xiǎn)區(qū)。如果是約定的審核范圍內(nèi),應(yīng)確定審核方法,受審核方應(yīng)給審核組創(chuàng)造必要的審核條件。如上述區(qū)域不是雙方共同界定的審核范圍,審核組成員則不應(yīng)進(jìn)入該區(qū)域。
第一方審核(內(nèi)部審核)由于是組織內(nèi)部的自查過(guò)程,相互之間比較了解,審核組成員對(duì)組織情況比較熟悉,因此,首次會(huì)議可酌情適當(dāng)簡(jiǎn)化,但不能取消,這是職業(yè)健康安全管理體系審核程序的需要。
2、現(xiàn)場(chǎng)查證
這是現(xiàn)場(chǎng)審核主要實(shí)施階段,審核組依據(jù)審核計(jì)劃的規(guī)定,分組按規(guī)定的審核路線、審核方法去各部門(mén)及生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查證。
3、審核組內(nèi)部會(huì)議
隨著受審核方企業(yè)工藝復(fù)雜程度的提高和規(guī)模增大,審核組的現(xiàn)場(chǎng)查證往往是分組實(shí)施,各組均有各自的審核計(jì)劃,審核項(xiàng)目、審核路線和日程安排,無(wú)論是按部門(mén)為主進(jìn)行審核還是按要素為主進(jìn)行審核,均有局限性和不連續(xù)性,為了使審核工作具有完整性,經(jīng)常舉行審核組內(nèi)部會(huì)議,交流信息,協(xié)調(diào)任務(wù)則十分必要。