OHSAS18001職業健康安全管理體系與ISO9001質量管理體系和ISO14001質量管理體系同樣，記錄是組織開展OHSAS18001職業健康安全管理所必不可少的證據，記錄可以使OHSAS18001職業健康安全管理體系過程具有可追溯性，從而獲得有益的經驗信息，為持續改進OHSAS18001職業健康安全管理體系提供依據。
組織應建立和保持程序，用于OHSAS18001職業健康安全管理體系的記錄的控制與管理，程序中應規定對記錄的標識、保持、處置的職責、范圍、方法等內容和要求。
1、記錄應字跡清楚、標識明確，并可以起到追溯相關職業健康 活動的作用。因此，應對記錄的過程及記錄的標識方法提出要求，以便于記錄的識別、追溯。
2、應規定并提供記錄的保存條件，以易于記錄的保存、管理和查閱，并能防止記錄丟失、損壞和變質。
3、應規定記錄的管理及保存的范圍。
4、規定記錄的保存期限，保存期限的長短應根據記錄在OHSAS18001職業健康安全管理體系中的重要性分別確定。