按GB/T6583（ISO8402）將程序定義為：“為進行某項活動所規定和途徑”。就是為了完成HSE管理體系要素所規定的方法。在書面或文件化的程序中，通常包括活動的目的和范圍，做什么和誰來做；何時、何地以及如何做；應采用什么材料、設備和文件；如何對活動進行控制和記錄。其內容是描述實施HSE管理體系要素所涉及到的各職能部門的活動，是HSE管理體系文件結構中的B層文件。

　　1．程序文件的作用和要求

　　（1）程序文件是對那些產生健康、安全與環境影響的活動進行策劃和管理所用的基本文件，是管理手冊的支持性文件。

　　（2）每一個程序文件都應包含HSE管理體系中的一個邏輯上獨立的內容，可能是標準的一個要素，或要素中的一個部門，或是幾個要素相關要求的一組活動等。程序文件的數量、內容、格式和外觀由企業自行確定，程序文件一般不應涉及純技術性細節，細節通常在作業指導書中規定。

　　（3）程序文件的有效實施才能體現HSE管理體系的功能，因此，程序文件的內容和要求要密切結合實際情況。程序文件展開的深度和廣度，取決于企業任務的復雜性，采用的工作方法、活動內容和對執行活動人員的水平、能力、技術與培訓所達到的程序。

　　（4）程序文件實質是企業管理中科學的管理制度，是法規性文件，要強制執行，因此程序文件就有可操作性和可檢查性。

　　2．程序文件編寫的5W1H原則

　　（1）What（做什么）；

　　（2）Who（誰做，誰檢查評價）；

　　（3）Where（在哪里做）；

　　（4）When（什么時候做）；

　　（5）Why（為什么做）；

　　（6）How（怎么做，依據什么，用什么方法）。

　　3．程序文件編寫前的準備

　　（1）編制程序文件明細表；

　　（2）現行文件的收集與分析；

　　（3）編制體系文件編寫大綱；

　　（4）職能完善和職責、權限的確定；

　　（5）落實程序文件編寫的工作組織。

　　4．對現行文件的收集和分析

　　收集企業現行的各種企業標準、制度和規定等文件，其中很多具有“程序”性質，但也都有其不足之處，應該以HSE管理體系有效運行為前提，以程序文件的要求為尺度，對這些文件進行一次清理和分析，摘其有用，刪除無關，按程序文件內容及格式要求進行改寫。

　　企業如果已經建立了ISO9000質量管理體系或ISO14000環境管理體系，就應該使HSE管理體系與這兩個體系充分融合，特別是培訓、文件控制、記錄管理、內部審核和管理評審等，其管理方式類似，這些程序最好在原ISO9000程序或ISO14000程序基礎上補充為好。

　　5．落實企業程序文件編寫的工作組織

　　建立工作組織（HSE體系辦公室）應考慮的問題：

　　（1）最高領導層的有效介入，以便解決文件審核中發現的重大問題及跨部門的問題；

　　（2）應有一個熟悉標準，熟悉各部門實際工作的，責任心強，文筆好的初審班子；

　　（3）應有人統一規劃和統稿。

　　6．編制程序文件明細表

　　根據企業的HSE管理體系總體設計方案，按體系要素逐級展開，制定程序文件明細表，明確程序主管部門及相關部門的職責。對照已有的各種文件，確定需新編、修改和完善的程序文件，制定計劃逐步完成。一個企業程序文件的多少，每個程序的詳略、篇幅和內容都沒有定論，但在能夠控制的前提下，程序文件個數和每一個篇幅越少越好；每一個程序之間，要有必要的銜接，但要避免相同的內容在不同的程序之間有較大的重復。

　　7．編制體系文件編寫大綱

　　根據HSE管理體系總體設計方案和程序文件明細表，編制體系文件編寫大綱，大綱中要明確以下內容：

　　（1）編寫工作的組織部門（如HSE體系辦公室）。

　　（2）針對每一個程序文件提出文件編寫控制要點。

　　（3）明確每個程序文件編寫部門、責任人員和進度要求。

　　（4）明確程序文件草稿的審核修改程序：

　　①本部門領導組織在本部門內部的審核修改；

　　②征求程序中所涉及部門的意見；

　　③編寫工作的組織部門（HSE體系辦公室）審核修改；

　　④高層領導統一審核修改；

　　⑤各部門領導和專家對每一個文件進行討論修改；

　　⑥上述過程中一個需多次反復的過程。

　　8．程序文件內容和格式

　　（1）文件編號和標題：程序文件應統一編號，以便于識別。標題應明確說明開展的活動及其特點。

　　（2）目的和適應范圍：一般簡單說明開展這項活動的和所涉及的范圍。推薦使用如下引導語：

　　為了……制定本程序

　　本程序規定了……

　　本程序適用于……

　　（3）術語：指本程序中涉及到的并需說明的術語和名詞。

　　（4）職責：指明實施程序文件的主管部門及相關部門的職責權限、接口及相互關系。

　　（5）程序內容：列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確輸入、轉換和輸出的內容；明確各項活動的接口關系、職責、協調措施；明確每個過程中各項因素由誰干，什么時間干，什么場（地點）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要達到的要求；需形成記錄和報告的內容；出現例外情況的處理措施等，必要時輔以流程圖。

　　（6）相關程序、文件和記錄：指出需引用的或與本程序相關的程序、文件和記錄。

　　（7）報告和記錄格式。

　　確定使用該程序所產生的記錄和報告的格式，記錄的保存部門和期限，寫明記錄的編號和名稱。

　　程序文件應得到本活動相關部門負責人同意和接受，以及相關方對接口關系的認可，經過審批后實施。

　　9．程序文件的批準、發布和控制

　　（1）程序文件發布前：

　　①統稿人應對程序文件的風格、內容、格式、職責與接口進行審查；

　　②各部門領導會簽以確認程序文件中的職責、權限、接口方式和活動原則；

　　③由最高管理者進行最終審查、批準發行；

　　④在所有文件中標出標準的識別標記，加蓋“受控文件”標識。

　　（2）經批準的程序文件的發放辦法應保證所有使用者都能適應使用，按序號為接受者提供文本能保證合理發放和控制，管理部門應保證企業內每一個使用者熟悉程序文件中與其有關的內容；

　　[例4]某石油公司體系文件控制程序

　　1 范圍

　　為了確保各生產經營單位都能得到有效的HSE文件版本，制定本程序。

　　本程序規定了體系文件的編制、發放、更改與修訂版的控制辦法和要求。

　　本程序適用于**石油公司，HSE體系文件控制。

　　2 術語

　　本程序采用SY/T6276-1997規定的術語。

　　3 職責

　　3.1 HSE辦公室是本程序的歸口管理部門，負責管理手冊和程序文件的控制管理。

　　3.2 各部門負責相關HSE支持性文件的控制管理。

　　4 程序內容

　　4.1 體系文件的控制范圍

　　4.1.1 體系文件的分級管理：

　　a）管理局體系文件按本程序進行控制；

　　b）各二級單位負責各自HSE體系文件的控制管理。

　　4.1.2 體系文件的層次和控制。

　　a）體系文件分為三個層次：

　　（1）HSE管理手冊；

　　（2）程序文件；

　　（3）支持性文件。

　　b）體系文件的控制：

　　（1）體系文件分為受控文件和非受控文件，分別加蓋“受控文件”和“非受控文件”印章。

　　（2）HSE管理手冊，用于對外聯系業務時，加蓋“非受控文件”印章，不作跟蹤管理。管理局內部使用時，加蓋“受控文件”印單間，列入受控范圍。

　　（3）程序文件和作業文件，必須加蓋“受控文件”印章。

　　（4）體系文件持有者應妥善保管，不得涂改、損壞、丟失。不準以任何方式向外單位提供或交流。

　　4.2 體系文件的編制

　　4.2.1 HSE管理手冊由HSE辦公室編寫。

　　4.2.2 程序文件、支持性文件由HSE辦公室組織有關部門編寫。

　　4.3 體系文件的審批

　　4.3.1 HSE管理手冊、程序文件由HSE辦公室組織有關部門會審。報管理者代表審查。HSE委員會審核通過后，管理局局長簽發公布。

　　4.3.2 支持性文件由編寫部門負責人審查，HSE辦公室審核，部門正職或主管副局長批準發布。

　　4.4 體系文件的發放

　　4.4.1 HSE管理手冊和程序文件的發放，由HSE辦公室統一管理。支持性文件的發放由有關部門管理，HSE辦公室備案。

　　a）對體系文件加蓋“受控文件”、“非受控文件”控制號標識；

　　b）負責編制“體系文件發放定額表”；

　　c）實施更改；

　　d）負責作廢文件統一回收、銷毀。

　　4.4.2 HSE管理手冊、程序文件（合訂本）的發放，由HSE辦公室按審定的定額發放。

　　4.4.3 程序文件（單行本）的發放，由HSE辦公室按審定的定額發放。

　　4.4.4 支持性文件的發放，由有關部門按審定的定額發放。

　　4.5 體系文件的更改和修訂版

　　4.5.1 HSE管理手冊和程序文件的修改，由HSE辦公室組織有關部門對更改建議進行評審、報管理者代表審核，經局長批準后實施。

　　4.5.2 支持性文件的更改，由主管部門提出更改意見，HSE辦公室審核，經部門正職或主管副局長批準后實施。

　　4.5.3 體系文件的修訂版

　　a）當管理局發生重大變更或文件更改多次，體系文件需要修訂版時應有修訂版標識，第一版為A，第二版B，依次變更標識；

　　b）過期、修訂版作廢的文件，均由文件發放部門統一收回登記，經主管部門負責人批準后銷毀。保留的作廢文件應加蓋“保留資料”標記。

　　5 相關程序、文件和記錄

　　5.1 相關程序

　　5.2 相關文件

　　5.3 記錄