一. 文件編寫步驟
1．編寫OHS初始評審報告

2．編寫OHSMS標準要求建立的12個要素的程序

(1) 危害辨識,危險評價與危險控制程序；

(2) 法律、法規及其他要求獲取、更新程序；

(3) 管理方案定期評審程序；

(4) 教育培訓程序；

(5) 協商與交流管理程序；

(6) 文件和資料管理程序；

(7) 運行控制管理程序；

(8) 應急預案與響應控制程序；

(9) 績效測量和監測控制程序；

(10)事故、事件、不符合、糾正與預防措施管理程序；

(11)OHS記錄管理控制程序；

(12)內部審核程序。

3．如果組織規模較大，可以編寫OHSMS標準中幾個未明確要求的程序，如：

(1)管理評審程序；

(2)目標、指標確定更新程序

4.按照危害辨識，風險評價與風險控制程序去執行，評價出重大危險源，并進行分級，制訂清單。

5.根據重大危險因素來編制或修訂OHS方針。

6．根據OHS方針和重大危險因素及技術經濟可行性，確定目標、指標和管理方案。

7.根據上述4、5、6的結果策劃運行控制程序和作業指導書。策劃時應注意：

(1)為使重大危險因素受到控制，減少工傷事故和職業病，應建立每一個重大危險因素相應的管理方案和運行控制程序；

(2)對同一個重大危險因素，可以既有管理方案又可有運行控制程序，當然也可以只有其一；

(3)同一個目標可以分解成多個指標，相應地，同一個目標也就可以由多個管理方案或多個運行控制程序來實現；

8．通過上述各程序提出各部門的職責，補充完善之，將其提煉到管理手冊相應的條款中。

9．將上述各程序中的主要內容，提綱摯領地提煉到手冊對應的要素中。

10．最后再寫沒有程序支持的手冊中的要素，此部分應寫詳細一些。

二．文件編寫技巧
OHS管理體系文件的編寫建議按以下五條主線分頭編寫，一條線一個組或一個人，每一條線中的手冊、程序和記錄格式乃至作業指導書都包含在內，這樣寫可以避免前后重復和矛盾。

1. 第一條線：

3.3.1 危險辨識，危險評價與危險控制；

3.3.2 法律、法規及其他要求；

3.3.3 方針、目標、指標；

3.3.4 管理方案。

2. 第二條線：

3.4.2 培訓、意識和能力；

3.4.5 文件管理（控制）；

3.5.3 記錄和記錄管理。

3. 第三條線：

3.4.6 運行控制；

3.4.7 應急準備與響應。

4．第四條線：

3.5.1 績效測量與監測；

3.5.2 事故、事件、不符合、糾正與預防措施；

3.5.4 內部審核；

3.6 管理評審。

5、第五條線：

其他及附錄。

也可采取如下的編寫方式：

(1)自上而下依此展開方式

按方針、管理手冊、程序文件、作業文件、OHSMS記錄的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復修改。

(2)自下而上的編寫方式

按基礎性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這適用于管理基礎較好的組織，但如無總體設計方案指導易出現混亂。

(3)從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式

先編寫程序文件，再開始手冊和基礎性文件的編寫，實際是從分析活動，確定活動程序開始，將OHSMS標準的要求與組織實際緊密結合，可縮短文件編寫時間。