記錄是為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件，它是重要的信息資料，為證實可追溯性以及采取預防措施和糾正措施提供依據。職業安全健康記錄覆蓋于體系運行過程中的各個階段，因此，記錄有如下功能：
（1）是體系文件的組成部分，是職業安全健康職能活動的反映和載體。
（2）是驗證OHSMS體系的運行結果是否達到預期目標的主要證據，是體系有效性的證明文件，具有可追溯性。
記錄可以是書面形式，也可以是其他方式，如電腦軟件儲存的資料。
（3）OHSMS記錄為采取預防和糾正措施提供了依據。
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