1．職業安全健康管理體系文件的結構層次
(1)結構的分類（呈寶塔形，自上而下分類層次）
①分為三類：即管理手冊(A層次)、程序文件(B層次)、作業文件(C層次)。
②分為四類：即管理手冊、程序文件、作業文件、記錄。
結構選擇時，應充分考慮與組織的質量管理體系(ISO9000)文件、環境管理體系(ISO14000)文件結構的兼容；還應充分考慮組織的性質、規模、技術要求以及人員素質等情況。建議按管理手冊、程序文件、作業手冊三個層次分類，但最終的選擇應由組織根據自身情況確定。
(2)各層次文件內容
A層次(職業安全健康管理手冊)：闡述用人單位的職業安全健康方針、目標，概括性、綱領性地描述用人單位的職業安全健康管理體系，包含或引用程序文件。
B層次(職業安全健康程序文件)：描述為實施職業安全健康管理體系各要素所涉及到的各職能部門的活動，它起著承上啟下的作用，對上它是職業安全健康管理手冊的展開和具體化，使管理手冊中原則性和綱領性的要求得到展開和落實；對下它應引出相應的支持文件，包括作業文件和記錄文件等。
C層次(職業安全健康管理體系作業文件):是詳細的作業文件。它是程序文件的進一步展開和細化的，通常將其統稱為支持性文件，包括作業指導書、計劃、記錄等。支持性文件在職業安全健康管理體系中所占的數量最多，涉及面最廣，它針對職業安全健康有關的各項活動規定了具體的技術要求和實施細則，因此，它是職業安全健康管理體系運行的基礎，企業在建立職業安全健康管理體系時千萬不能忽視支持性文件的補充和完善。
(3)對層次的理解
①這種層次的劃分不是唯一的。組織建立職業安全健康管理體系、設計體系文件結構時，可以根據企業的特點和需要去確定文件層次的劃分。
②這種文件層次的劃分并不是表明哪一層次的文件重要。應該說作為職業安全健康管理體系文件的一部分，各層次文件相互依存，缺一不可。
③標識文件間的相互關系。管理手冊闡述企業的職業安全健康管理體系方針、目標、組織機構以及職業安全健康管理體系的要求；程序文件作為管理手冊的支持性文件，描述各部門如何去進行安全衛生工作以達到規定的要求，每項活動具體技術細節，則又可在作業文件中體現。因此，各層次從文件盡管分開，但內容可以相互引用，下一層次的文件內容不應與上一層次的文件內容相矛盾，而且在描述上應更詳細、更具體。
④表示文件的相對數量。對于一個企業，管理手冊只有一種或幾種，而程序文件、作業文件和記錄的數量則是自上而下逐漸增加的。
⑤文件管理的需要。對于不同的文件，其發布和控制的部門、方式可能會不同，因此劃分文件的層次可以更有效地對其進行控制和管理。
2．職業安全健康管理體系文件編寫的核心思想與原則
(1)核心思想：寫你要做的、做你所寫的、記你所做的。換言之，做不到的勿寫，寫過的必做，做過的必記。或者為：該寫的必須要寫，寫了的必須去做，做了的必須留下真實的憑證。然而，真正達到核心思想的要求且長期持續改進，乃是很難的。
(2)系統性原則
①程序文件的數量和覆蓋面應符合《職業安全健康管理體系審核規范》和《指導意見》對全部要素的要求和用人單位的實際需要；
②各層次文件均應作到接口清楚、結構合理、協調有序；
③各層次文件應涉及職業安全健康管理體系一個邏輯上獨立的部分；
④所有的文件均應按統一規定的方法編輯成冊；
(3)法規性原則
①體系文件應遵循國家及本行業頒布的法規、標準要求；
②企業制定的職業安全健康管理體系文件，是用人單位的法規性文件，必須嚴格執行；
③文件的修改、廢止均應按規定的職業安全健康管理程序進行；
(4)協調性原則
①體系文件的所有規定應與用人單位的其它管理規定相協調；
②體系文件之間應相互協調；
③體系文件應與有關技術標準、規范相互協調；
④體系文件的各種職責應清楚，避免不協調或職責、權限不清。
(5)見證性原則
①向管理者、相關方、第三方審核機構證實本企業職業安全健康管理體系的運行情況；
②對審核來講，體系文件可作為下列方面的客觀依據：
A．符合國家、本行業的法律、法規和標準；B.危險因素已被辯識、評價和有效控制；C．所有涉及的活動均有程序予以規定和控制；D．運行正常、績效明顯，及持續改進承諾的實現。
(6)適用性原則
①體系文件應根據《職業安全健康管理體系審核規范》和《指導意見》的要求、組織的規模、生產活動的具體性質采用不同的形式；
②體系文件的詳略程度應育人員的素質、技能和培訓等因素相適應；
③文件的所有規定，在實際工作中都能得到有效貫徹。
(7)唯一性原則
①對于一個企業，其職業安全健康管理體系文件是唯一的；
②通過清楚、準確、簡單扼要的表達方式，實現唯一的理解；
③決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用；
④不同用人單位的文件可具有不同的風格。