文件在健康、安全與環境管理體系中具有重要作用，幾乎所有重要的工作都要以文件為指導，審核也要以文件為基礎。我們應認識到，編制健康、安全與環境管理體系文件不是目的。建立健康、安全與環境管理體系的目的是為了提高健康、安全與環境管理水平，保護人員健康、周圍環境和公司財產，減少事故。

    1．記錄

    健康、安全與環境管理體系標準要求企業建立一個記錄系統，為管理體系有效運行提供證據。完善的記錄系統可起到如下作用：為公司實行有效的管理提供信息；為管理體系的改進提供依據，為驗收糾正和預防措施的有效性提供依據，對外提供管理體系運行的證據。

    企業應當制定程序，對記錄的標識、保存與處置出作出規定。記錄可包括有關法律及其他要求地信息、投訴記錄、過程信息、產品信息、培訓記錄、檢查、維護與校準、事故報告、應急準備和相應信息、審核結果、評審結果等。

    為了有效地實施健康、安全與環境管理體系，還必須加強信息管理，重點對各記錄進行必要的控制。

    2．文件

    文件應字跡清楚，注明日期（包括修改日期），易于識別，應有編號（包括版本編號），并保管有序且有一定的保存期限。應建立文件修改制度，并使公司員工、承包方、政府機構和公眾易于獲得文件的最新版本。

    文件應包括如下內容：

    ①健康、安全與環境方針、目標及規劃；

    ②健康、安全與環境管理體系要素及其相互關系的表述；

    ③相關文件對照表及其同整個管理體系其他因素的相互聯系；

    ④關鍵崗位和責任的說明；

    ⑤有關法規的要求；

    ⑥健康、安全與環境評價和風險管理結果；

    ⑦關鍵信息；

    ⑧必要時關鍵活動和任務的程序和工作指南；

    ⑨應急計劃和職責，對事故和潛在緊急情況反應措施；

    ⑩事故的發生和處理過程。

    文件還應包括以下內容：

    ①企業概況；

    ②組織結構及業務部門；

    ③獨立的職能和操作（如裝置設計、勘探、土地征用等）；

    ④承包方和合作者。

    企業應適時對這些健康、安全與環境管理體系文件進行控制，以確保這些文件；與公司、部門和職能單位的活動相適應；被定期評審，必要時進行修訂，發布前經授權人批準；需要時現行版本隨時可得；失效時能及時從頒發和使用處刪除。