一、 HSE程序文件的定義

    （一） HSE程序文件的定義

    ● 石油天然氣工業健康、安全與環境管理體系（SY/T6276--1997）標準對程序的定義是：按照確定的操作邏輯順序或給定的條件需執行的一系列步驟；

    ● 描述程序的過程所形成的文件稱為程序文件；是管理過程的方法、步驟、要求和規定，是實施性文件；

    ● HSE程序文件是企業內部HSE管理的具體運作，它規定企業對健康、安全與環境的具體管理步驟和控制要求。

    （二） HSE程序文件的作用和要求

    ● HSE管理體系程序文件是對企業健康、安全與環境管理體系進行策劃和管理所用的基本文件，是HSE管理手冊的支持性文件；

    ● 每一個HSE程序文件都應包含HSE管理體系中的一個邏輯上

    獨立的過程，可能是標準的一個要素，或要素中的一個部分，或是幾個要素相關一組過程；

    ● HSE程序文件的數量、內容、格式由企業自行確定，程序文

    件一般不涉及純技術的細節，技術細節通常在作業文件中規定；

    ● HSE程序文件的內容和要求要密切結合企業的管理實際，展開的深度和廣度取決于企業任務的復雜性，所采用的工作方法、過程內容和執行過程中員工的水平、能力、技術與培訓已經或經過培訓能夠達到的程度；

    ● HSE程序文件是企業管理中科學的管理制度，是法規性文件，要強制執行，程序文件要有可操作性。

    （三） SY/T6276—1997《石油天然氣工業健康、安全與環境管理體系》標準對程序文件的要求

    ● 每一個HSE程序文件都應與企業健康、安全與環境管理的方針和目標保持一致；

    ● 企業對健康、安全與環境管理所需機構、責任、權力、義務和相互關系作出規定，并進行交流；

    ● 企業應保證其承包方按照本企業HSE管理體系的要求和條款

    運作，建立他們自己的HSE管理體系，或者認可本企業的HSE管理體系；

    ● 企業應保持對已識別危害的風險和影響進行評價程序，考慮

    人、環境、財產因素影響的可能性和嚴重程度；

    ● 程序應表述簡單、明確、易于理解，且須指明個人應負的責任，采用的方法和表現準則要有實用性。

    二、HSE程序文件的編寫

    HSE程序文件應明確某項健康、安全與環境管理的目的和范圍，做什么和誰來做，何時、何地做和如何做；應使用什么設備、材料和文件，如何對過程進行控制和記錄等。

    （一） 編寫前的準備

    （1） 資料收集與分析

    ● 資料收集：企業現行健康、安全與環境管理規定及制度；現行崗位規范，HSE管理手冊；現行工作標準，各類健康、安全與環保管理記錄；與健康、安全與環境有關的法律、法規、標準等。

    ● 資料分析：與健康、安全與環境相關的資料可作為參考；廢除可操作性不強及形式化的文件，保留可用的資料或可用的部分。

    （2） 健康、安全與環境過程分析

    確定與HSE管理體系有關的主要職能部門；明確與HSE管理體系過程相關的部門；分析健康、安全與環境管理過程的合理性，分析不足，并進行補充和完善。

    （3） 確定HSE程序文件設置方案

    按ST/T6276—1997《石油天然氣工業健康、安全與環境管理體系》標準中要素的要求確定健康、安全與環境管理過程，并根據健康、安全與環境管理過程設置HSE管理體系的程序文件。

    （4） HSE程序文件的設置原則

    考慮健康、安全與環境管理過程的必要性和健康、安全與環境管理過程之間的關聯程度。一個程序文件對應一個相對獨立的健康、安全與環境管理過程。

    （5） 確定職責及權限

    明確各部門在HSE管理體系中應承擔的職責，該職責所對應的權限，各相關部門接口部分的職責和權限劃分明確。

    （二） 組織編寫

    （1） 準備工作

    明確負責企業編寫程序文件及協調各部門接口工作的責任部門或人員， 抽調熟悉健康、安全與環境管理過程的人員參與程序文件的編寫，將有關資料收集備用。

    （2） 人員培訓

    對將要參加HSE程序文件編寫的人員進行SY/T6276—1997《石油天然氣工業健康、安全與環境管理體系》標準及健康、安全與環境管理基本知識的培訓，進行有關HSE管理體系文件知識的培訓和其他有關的業務培訓。

    （3） 編制HSE程序文件明細表

    一個企業HSE程序文件的數量，在能夠控制的情況下，程序文件個數和每份程序文件的篇幅越少越好，每份程序文件之間，要有必要的銜接，要避免相同內容在不同程序之間的重復，根據企業的HSE管理體系總體設計方案，按體系要素逐級展開，制定HSE程序文件明細表

    對照現有的各種文件，確定需新編、完善的程序文件。

    （4） 制定“HSE程序文件編寫指導書”

    規定本企業程序文件的格式；規定使用的統一術語、名稱、代碼、縮略語等；規定程序文件的編寫規則；說明應注意的其他事項。

    （5） 制定編寫計劃

    ● 確定每個程序文件的主要責任者：確定每個程序文件的主要職責部門；確定編寫該程序的主要責任者；由主要責任者或其他熟悉該項過程的人員為文件起草者。

    ● 制定編寫計劃：制定編寫計劃表； 確定各程序文件的編寫人；

    確定編寫進度及完成時間；確定負責監督計劃執行的人員；確定進行初審、討論等預計日期。

    （三） HSE程序文件的編寫要點

    （1） 程序文件內容

    ● 范圍；

    ● 術語；

    ● 職責；

    ● 程序內容；

    ● 相關程序、文件和記錄。

    （2） “最好、最實際”原則

    選擇最好、最實際可行的方法；注意可操作性。

    （3） 5W1H原則

    ★ What（做什么）；

    ★ Who（誰做，誰檢查評價）；

    ★ Where（在哪里做）；

    ★ When（什么時候做）；

    ★ Why（為什么做）；

    ★ How（怎樣做，依據什么，用什么方法）。

    （4） 職責落實

    規定的職責在過程中都應有相應的體現；過程中的各個環節都應有人承擔責任。

    （5） 接口關系處理

    各接口應有處理方法；與接口有關的工作職責都應有明確的表達；各部門對接口的處理方法和相關職責應確認。

    （6） 文字要求

     文字精煉、準確、通順，具有邏輯性和可操作性。

    （四） HSE程序文件的開發

    程序文件主要是解決部門之間的業務接口和業務管理，它突出的是規定清楚由哪個部門或哪幾個部門按什么程序，先干什么，后干什么，如何干，怎樣干才能完成該過程；標準中的要素要能在管理手冊里寫清楚的過程，就不必開發程序文件。下面按標準對要素中的主要內容和要點進行說明。

    （1） “領導和承諾”程序文件的開發

    標準中含有四個方面的內容：

    一是所作出的承諾應符合全體員工要求、符合社會要求、能夠滿足員工健康和安全的要求、滿足對自然環境的非破壞性社會要求，符合全社會可持續發展的最終目標；

    二是能夠把所有作出的承諾付之行動，提供足夠的資源保障，促進其承諾在實際生產和經營活動中變成全體員工的共同職責和使命；

    三是保證建立一套符合企業特點的管理體系；

    四是建立和維護企業文化，以文化建設作為提高健康、安全與環境表現水平的基礎。

    本要素能在管理手冊中寫清楚的并能覆蓋住標準的，就不必開發程序文件，如解釋不清，可根據企業的生產經營特點開發程序文件，要點為：

    ● 承諾

    明確承諾的企業層次；各級承諾的內容和關系；承諾的提出、評價和審定；承諾的批準與發布；承諾的實施、考核與評價；承諾的變更。

    ● 體系策劃

    策劃范圍；策劃依據；策劃過程。

    ● 建立和維護企業文化

    提高全員健康、安全與環境表現的信念；提高全員健康、安全與環境表現的水平；明確個人承擔健康、安全與環境表現的責任和義務；各級人員要參與或介入健康、安全與環境管理體系的建立和運行；保證健康、安全與環境管理體系的有效運行。

    （2） “方針和目標”程序文件的開發

    標準中含有四個方面的內容：

    一是健康、安全與環境的方針必須與現行法律、法規、政策相符合，與企業其他方針相一致，反映全體員工的共同意愿；

    二是通過全體員工的共同努力能夠實現，并形成已分解的目標網絡；

    三是目標不能定得過高，目標過高會因無法實現而影響員工的積極性，損害企業形象，但也不能定得太低，目標太低會失去對員工的積極性和創造性的激勵作用，不利于企業的健康、安全與環境表現水平的提高；

    四是應該有一個完善的信息收集網絡、跟蹤調查、動態評審的管理過程，從而保證方針目標的符合性和有效性。

    本要素能在管理手冊中寫清楚的并能覆蓋住標準的，就不必開發程序文件，如解釋不清，可根據企業的生產經營特點開發程序文件，要點為：

    ● 方針和戰略目標的制定

    方針和戰備目標依據的原則；方針和戰備目標的策劃和審定；方針和戰備目標的分解實施；方針和戰備目標的考核與評審；方針和戰備目標的變更。

    ● 方針和戰略目標的要求

    與任何一個母企業的方針和目標保持一致；與企業的活動、產品、

    服務和它們對健康、安全與環境影響息息相關；與企業其他方針保持一致；與企業其他方針和目標具有同等重要性；得到各級企業貫徹和實施；公眾易于獲得；符合或嚴于相關規則和法規的要求；當地法律和規章沒有相關規定時，可選作企業內部的合適標準；盡可能有效地減少活動、產品和服務對健康、安全與環境帶來的風險和危害；建立健康、安全與環境目標，通過不斷努力改進健康、安全與環境的表現水平。

    (3) “企業結構、資源和文件”程序文件的開發

     標準中含有七個方面的內容：

    一是要求各級機構責權明確，各級監督與管理機構都積極參與，對其職責進行科學的劃分和有效的監督，同時在企業結構和資源分配上反映出來；

    二是實施和保持健康、安全與環境管理體系；規定管理者代表的職責、權限、作用；

    三是高層管理者對健康、安全與環境管理體系運行及體系文件的編制、修訂提供充分的資源，確保企業健康、安全與環境管理方針和目標的實現；

    四是員工的能力滿足企業生產經營活動中健康、安全與環境管理的要求，提高員工健康、安全與環境表現水平；

    五是承包方提供的資源符合企業健康、安全 與環境管理體系的要求，使承包方的健康、安全與環境管理體系與企業相一致，或認可本企業的HSE管理體系；

    六是建立有效的健康、安全與環境信息交流機制，保證企業員工、承包方、合作者等及時得到企業健康、安全與環境方面的最新信息，提高企業生產經營活動中健康、安全與環境的表現水平；

    七是保證企業健康、安全與環境管理體系文件及資料得到有效控制，同時保證內、外部健康、安全與環境信息暢通；

    本要素能在管理手冊中寫清楚的并能覆蓋住標準的，就不必開發程序文件，如解釋不清，可根據企業的生產經營特點開發程序文件，要點為：

    ● 機構設置

    機構設置及其職能分配原則；機構設置及其分配管理；機構及職責分配的變更；HSE管理網絡的建立；機構、職責的監督及檢查。

    ● 資源配置

    資源配置的范圍；資源配置的依據和原則；資源配置計劃的編制和審批；資源配置計劃的實施與監督。

    ● 能力要求

    能力評價的企業；能力評價的范圍；能力評價的依據；能力評價的內容；特殊要求需能力評估的人員、企業；企業及員工能力評價、評估的方法；企業及員工能力評價、評估的企業與管理。

    ● 培訓要求

    培訓的范圍和時機；培訓計劃的制定和審批；培訓計劃的實施；考核及評價培訓人員；培訓達不到要求的人員處理辦法；員工培訓檔案的建立。

    ● 承包方要求

    承包方的初選及選擇條件；承包方能力的調查；承包方評審內容；

    承包方的管理；監督和評價承包方HSE目標和表現準則方法的符合性；監督發現問題的處理。

    ● HSE信息的要求

    信息管理的范圍和分類；HSE信息管理網絡的建立；HSE信息的收集與整理；信息的下行傳達；信息的上報；部門之間HSE信息的橫向傳遞；HSE信息的反饋；HSE信息的查詢和核實。

    ● 文件和資料的要求

    文件和資料的形式；文件和資料的分類；文件和資料的編碼；文件和資料的編寫、審核和批準、發布；文件和資料的標識；文件和資料的發放；文件的更改；文件的作廢；文件的日常管理；

    ● 關鍵設施提供資料要求

    工藝設計資料；機械和設施設計資料；環境和地理位置資料；結構資料；過程設計資料；

    （4） “評價和風險管理”程序文件開發

    標準中含有二個方面的內容：

    一是評價和預測企業生產經營過程中對健康、安全與環境可能產生的危害和影響；

    二是對以往健康、安全與環境過程進行總結，根據評價結論，制定預防和控制危害和影響的風險削減措施，并對超出判別準則的頂端事件進行控制和削減。

    本要素能在管理手冊中寫清楚的并能覆蓋住標準的，就不必開發程序文件，如解釋不清，可根據企業的生產經營特點開發程序文件，要點為：

    ● 風險評價過程

    風險評價的范圍；風險評價的管理和評價周期；風險評價資源準備；風險評價的企業。

    風險評價的基本程序：

    ——確定危害及其影響；

    ——建立判別準則（根據相應的法規要求）；

    ——評價危害和影響；

    ——記錄重要危害和影響；

    ——建立詳細目標和表現準則；

    ——確定和評價風險控制和削減措施；

    ——實施選定的風險控制和削減措施；

    ● 風險和削減削減過程

    確立風險和削減削減項目；風險和削減削減計劃的制定與審批；項目的實施；風險和削減削減效果的評價。

    （5） “規劃（策劃）”程序文件的開發

    標準中含有四個方面的內容：

    一是企業應確保對健康、安全與環境的關鍵設施的設計、建造、采集、維護和檢查達到要求目標并符合規定的原則；

    二是形成文件的工作程序表述應簡單、明確、易于理解，指明個人應負的責任、采用的方法表現準則的適用性；工作指南規定了在工作現場實施生產任務的方式；

    三是對人員、企業、過程和程序的變化，企業應有計劃地對其實施控制，以避免對健康、安全與環境的有害影響；

    四是控制各種可預見的自然災害、突發事件造成的損失和破壞；以便采取防范措施。

    本要素能在管理手冊中寫清楚的并能覆蓋住標準的，就不必開發程序文件，如解釋不清，可根據企業的生產經營特點開發程序文件，要點為：

    ● 設施完整性管理

    管理范圍；

    管理內容：

    ——對已投入運行的設施定期檢查；

    ——關鍵設施采購及采購建造過程的質量控制；

    ——關鍵設施的檢測、檢驗控制。

    設施完整性的檢測。

    ● 安全管理

    安全綜合管理；生產過程安全管理；勞動防護用品管理；消防管理；交通安全管理。

    ● 員工健康管理

    職業衛生防護設施的管理；有害作業場所的管理；勞動防護用品

    的發放和管理；員工健康培訓和教育；員工健康監測；健康投資計劃；監督與考核。

    ● 環境保護管理

    環境保護管理規劃與計劃的制定；建設項目環境保護管理；環境監測管理；污染源治理；生產作業場所環境保護管理。

    ● 變更管理

    變更的范圍；變更的分類；變更申請的初評；變更的審批；變更的實施； 變更后的風險評價和風險削減措施； 變更后的風險記錄； 信

    息交流與培訓要求；驗證和監測要求；變更實施后的驗收和評審。

    ● 應急管理

    應急企業機構、責任和權力；指揮和控制人員；內、外部聯絡方案；應急演習計劃和應急預案的有效性試驗；發生可預見的緊急事件時應采取的相應措施； 應急搶險培訓；應急計劃的檢查、修訂；應急物資儲備。

    ● 生產過程管理

    生產過程中健康、安全與環境管理計劃的實施情況；各主要責任部門及員工健康、安全與環境工作職責的落實情況。

    （6） “實施與監測”程序文件的開發

    標準中含有四個方面的內容：

    一是在開展一個具體項目時，應進行項目HSE策劃，使企業最高管理者、管理者代表、管理層、監督層和操作層都能按照HSE工作計劃和書面工作程序開展工作，指導實際任務的完成；

    二是按策劃結果開展的過程應得到監督；

    三是建立相關記錄，為HSE管理體系有效運行提供依據；

    四是發現事故和不符合應采取糾正和預防措施。

    本要素能在管理手冊中寫清楚的并能覆蓋住標準的，就不必開發程序文件，如解釋不清，可根據企業的生產經營特點開發程序文件，要點為：

    ● 項目HSE管理

    HSE策劃的范圍；HSE策劃的原則和依據；HSE策劃的程序；HSE策劃的要求及“HSE工作計劃書”的形成；“HSE工作計劃書“的編制；

    HSE計劃的實施、監督及評價。

    ● 監測管理

    監測的范圍和分類；監測計劃的編制和審批；監測工作的企業和實施；監測質量的控制。

    ● HSE記錄管理

    HSE記錄的范圍；HSE記錄的形式；HSE記錄的設計；HSE記錄的

    編制；HSE記錄的填寫；HSE記錄的編碼標識；HSE記錄的收集；HSE記錄的歸檔；HSE記錄的查詢；HSE記錄的保存期限；HSE記錄的處理。

    ● 糾正措施的管理

    需采取糾正措施的情況；下發糾正措施表；調查與分析產生不符合的原因；糾正措施的制定與實施；糾正措施的有效性驗證。

    ● 預防措施的管理

    預防措施的信息來源；信息分析；預防措施的制定與實施；預防措施有效性的驗證；糾正和預防措施的匯總。

    （7） “審核和評審”程序文件的開發

    標準中含有二個方面的內容：

    一是驗證健康、安全與環境管理體系的符合性和有效性，確保健康、安全與環境管理體系的有效運行和逐步改進，對健康、安全與環境管理體系進行定期審核；

    二是為保證企業健康、安全與環境承諾的實現和方針目標的落實，確保健康、安全與環境管理體系的充分性、適應性和有效性，由最高管理者企業有關部門定期對管理體系進行評審。

    本要素能在管理手冊中寫清楚的并能覆蓋住標準的，就不必開發程序文件，如解釋不清，可根據企業的生產經營特點開發程序文件，要點為：

    ● 審核管理

    制定、批準年度審核工作計劃；審核頻次的確定；審核組的組成；

    審核人員的培訓要求；審核前的準備；審核的實施；審核報告批準及分發；按計劃實施審核；審核中不符合的糾正措施；對不符合糾正措施的實施有效性的驗證；審核記錄的存檔。

     ● 評審管理

    評審的時間和頻次；增加評審的原因；評審計劃的制定；評審的要求；評審的目的；評審的方法；評審的內容；評審的準備；評審的實施；評審報告；評審的跟蹤監測

    （五） HSE程序文件的基本內容和格式

    （1） 封面

    企業名稱；

    企業標準代碼；

    程序文件名稱：明確說明過程及其特點；

    發行版本：首版為A，以后換版為B、C、D等；

    修改碼：未修改時為0，以后修改為1、2、3等；

    文件編碼：是體系文件的識別標準，一個文件只能有唯一的一個編碼。推薦程序文件編碼規則為##/HSE#.#。

    （2） HSE程序文件內容的要求

    ● 目的和范圍

    簡單說明開展這項過程的目的和所涉及的范圍。推薦使用如下引導語：

    為了……制定本程序；

    本程序規定……；

    本程序適用于…..；

    ● 術語

    指本程序中涉及到的并需要說明的術語和名詞；

    ● 職責

    指明實施HSE程序文件的主管部門及相關部門的職責、權限、接口及相互關系。

    ● HSE程序文件內容

    列出此項過程的步驟，符合邏輯的編寫順序，明確輸入、轉換和輸出的內容；

    明確各項活動的接口關系、職責、協調措施；

    明確每個過程中各項過程由誰干、什么時間干、什么場合（地點）干、干什么、怎么干、如何控制、所要達到的要求，需形成記錄和報告的內容；出現特殊情況的處理措施等，必要時輔以流程圖；

    需要在管理手冊中或作業文件中寫的內容，不要在程序文件中細寫；

    ● 相關程序、文件和記錄

    指出引用的或與本程序相關的程序、文件和記錄；

    程序文件應得到本過程相關部門負責人同意和接受，以及相關方對接口關系的認可。

    三、HSE程序文件的審查與控制

    （一） HSE程序文件的審查

    程序文件的審查。

    程序文件的會簽。

    程序文件的批準。

    （1） 程序文件的審查目的與時機

    ● 程序文件審查的目的

    程序文件符合標準的要求；

    程序文件的規定是切實可行的；

    程序文件表述準確，可實現“釋義唯一”；

    程序文件的結構合理，便于管理和控制；

    程序文件與管理手冊的規定協調統一；

    各項過程接口處理適當、明確；

    ● 程序文件審查的時機

    文件初稿完成后可進行初審；

    投入正式運行前進行全面審查；

    運行過程中可適當安排審查；

    管理體系進行重大修改或采取較大范圍的糾正措施后安排全面審查。

    （2） 程序文件審查的方式

    采用集體討論的方式進行；

    由選定的審查人員進行傳閱；

    程序文件所涉及的責任部門的管理者審查；

    由管理者代表或授權的相當職位人員進行文件的最終審查。

    （3） 程序文件格式的審查

    ● 審查的目的

    程序文件應有統一格式，便于管理；

    文件格式應考慮文件控制的要求；

    ● 編碼

    符合企業內的規定；

    編號具有唯一性；

    便于識別和區分；

    ● 編、審、批

    程序文件要注明編寫人、審核人、批準人；

    制定及實施時各程序相關部門參加。

    ● 文件控制要求

    標識明確；

    版本現狀；

    生效日期；

    審批手續。

    （4） 程序文件內容的審查

    ● 標準的要求

    審查程序文件清單，所列程序文件是否覆蓋了標準；

    各程序文件，是否覆蓋了健康、安全與環境管理全過程的控制要求。

    ● 程序文件協調性

    與管理手冊內容保持一致；

    與其他管理性文件不產生矛盾；

    相互引用程序內容應保持協調統一。

    ● 適合HSE管理體系運行

    程序文件規定的健康、安全與環境過程適合體系運行；

    人員的職責明確，權限清楚；

    各項過程所需的資源均能得到保證；

    程序規定的要求在實際運行中能達到。

    ● 邏輯上完整：

    每個程序文件都涉及HSE管理體系運行中一個邏輯上獨立的部分；

    按邏輯順序對健康、安全與環境管理和控制過程展開描述；

    各項過程的描述有始有終，形成閉環。

    ● 具有可操作性：

    目的明確，方法清楚，切實可行；

    規定各項工作的責任人或責任部門，并規定工作的接口方式；

    按過程順序清楚地規定工作步驟；

    規定應保留的記錄，為事后監督檢查提供依據；

    措辭準確嚴謹，實現“釋義唯一”，執行時不易引起混淆。

    ● 程序文件內容的掌握

    可不涉及具體的技術問題及操作細節，這些技術問題和細節可在作業文件中進一步具體化；

    需要保密的內容可在下一層文件中引用；

    現有行之有效的管理文件，在適當之處將其引入程序，不必重復描述，但應注意引用的文件需納入受控文件范圍。

    （5） 程序文件的會簽

    ● 會簽的目的

    使相關職能部門明確本部門的職責；

    了解本部門與其它部門的工作接口；

    了解并確認開展健康、安全與環境過程的方式；

    ● 會簽的方式

    采用傳閱的方式，由相關部門負責人在每份程序文件上簽署意見；

    采用會議的形式通過每份程序文件；

    ● 文件會簽后的執行

    會簽即代表各相關部門已確認了程序文件；

    經確認的程序文件執行時不得打折扣；

    在執行中發生問題，應通過文件修改的正規途徑辦理文件更改手續。

    （6） 程序文件的批準

    ● 批準的權限

    管理者代表批準；

    批準的程序文件應有效執行：

    程序文件批準即成為企業的內部標準；

    企業健康、安全與環境管理過程按程序文件執行。

    （二） HSE程序文件的控制

    （1） 程序文件的管理

    ● 程序文件的審批

    擬制人起草文件；

    部門內、外充分討論修改；

    審核人進行文件審查；

    與程序文件相關的部門進行會簽；

    授權人批準發布；

    ● 程序文件的發布

    文件經打印、校對、制作完成，由上一級部門同意后發布；

    保證所有使用者手中持有相應文件都是有效的版本；

    保證現場使用的所有文件為最新版本，根據收發文登記及時收回作廢文件及時發放新版文件；

    ● 程序文件的更改

    更改應有修改狀態標識；

    更改一般由原審批部門或人員進行審核；

    更改文件由申請人提出申請并辦理有關手續；

    文件更改的生效日期要明確；

    更改的內容應明確并及時地傳達到使用者及相關人員；

    經多次更改可重新印發，更換版本；

    ● 程序文件的收回

    根據收發文登記，及時更換或撤回作廢文件；

    作廢文件應有明確的標識；

    作廢文件收回后統一處理；

    需保留的作廢文件，作明顯的標識，隔離保存。

    （2） 程序文件的控制方法

    ● “受控”文件

    “受控”文件在文件發生更改時應能夠追溯到全部的使用者；

    受控文件一般僅限于企業內部，但也有時可能涉及到外部文件；

    程序文件屬受控文件。

    ● 程序文件編碼

    每份程序文件有唯一的編碼，便于識別文件并對其進行控制；

    同一企業內應使用統一編碼方式。

    ● 受控印章及分發號

    受控文件發放時加蓋受控印章，防止復印件的流傳造成文件失控；

    需轉發的文件，由轉發部門復制后加蓋受控印章；

    分發號標記在文件上，發文時進行登記簽名領取，根據分發號碼可追溯到每份文件的使用人。

    ● 文件清單及修改狀態

    制定文件清單，隨時發布最新文件修改狀況；

    每頁的修改狀況可采用修改碼態進行標識；

    同一版次的文件，不同的頁碼可有不同的狀態；

    多次或多處修改的文件可改版重新發布。

    ● 文件發放控制

    文件使用人應進行發文登記，簽名領取；

    文件修改時文件管理人員應根據發文登記追蹤每份文件及時修改；

    作廢文件應根據發文登記撤回；

    文件破損，丟失均應辦理相應的申請手續才能補發；

    需擴大文件使用范圍、增補文件時，嚴禁自行復制，應由文件管理人員統一制作，加蓋受控印章，登記發放。