內部HSE管理體系審核的準備包括五個階段，下面分別加以說明。

　　一、內部HSE體系審核計劃的編制

　　審核計劃應包括審核的目的、審核的性質、審核的范圍、審核的依據、審核組成員及審核時間和日程安排。

　　下面為一審核計劃的示例

***企業HSE管理體系1998年第一次內部審核計劃

 

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　編碼：編號：　　　　　　　　

　　目的：檢查本企業HSE管理體系是否符合SY/T6276—1997標準，是否能有效按計劃運行。

　　性質：例行內部體系審核

　　范圍：手冊覆蓋的所有部門和要素，重點是SY/T6276—1997要求的各要素和涉及的職能部門。

　　依據：SY/T6276—1997《石油天然氣工業健康、安全與環境管理體系》標準，管理手冊及程序文件。

　　審核組：組長：趙**；

　　組員：錢**，孫**，李**。

　　審核時間：1998年8月15日-16日

　　日程安排：見附件

日程安排表

日期	時間	第一組：趙**  李**	第二組：錢**  孫**
8月15日	9：00-9：30	首次會議
	9：30-12：00	經理辦公室（HSE方針、目標、管理者代表、企業機構、資源管理）	技安環保部（HSE職責落實，領導的承諾HSE方針目標的制定和批準健康、安全與環境管理方案，HSE策劃，工作計劃書，危害確定和風險評價，審核和評審不合格控制，糾正和預防措施）
	14：00-17：00	生產協調部（HSE職責落實，HSE策劃，危害確定和風險評價報告書風險削減措施和應急計劃，收集員工和社會的反映和意見）
	17：00-18：00	審核組內部會議，整理審核結果，與部門負責人交換意見
8月16日	9：00-12：00	環保監測中心（HSE職責落實，健康、安全與環境管理的監測方案，重大危害監測點的監測數據，監測報告書）	45129隊（三標班組管理，危害確定和風險評價，應急計劃演習）
	14：00-16：00		供應站（采購、儲存和管理，應急計劃演習）
	16：00-17：00	審核組總結會議，與部門負責人交換意見
	17：00-18：00	末次會議

　　計劃編制人：馬**（體系辦主任）批準人：周**（管理者代表）

　　年　　月　　日　　年　　月　　日

　　二、組成審核組

　　在進行HSE管理體系審核前，由管理者代表任命審核組長及審核員，組成審核組。

　　1.在選擇審核組長時，必須要考慮以下因素：

　�。�1）資格：必須是企業領導任命、經過培訓的HSE管理體系審核員；

　�。�2）業務范圍：審核組長應與被審核部門無直接的責任關系，但對被審核部門的業務要有一定的了解；

　�。�3）工作經驗：審核組長要比審核組成員有較多的能力；

　�。�4）企業能力：審核組長應有企業管理整個審核工作的能力；

　　2.選擇審核組成員時，主要考慮以下因素：

　　（1）資格：必須是企業領導任命的內審員。特殊情況下，審核組可吸收業務專家、見習內審員或觀察員參加審核組，但需經管理者代表批準；

　�。�2）業務范圍：其專業最好是與被審核部門業務相適應，但也不強求一致；

　　（3）專業知識：內審員對被審部門業務專業知識有一定的了解，但不強調一定是這方面的專家；

　　（4）工作中的協調：如果審核范圍大，有好幾名審核員，則應考慮他們在工作中能否協調配合，團結合作；

　�。�5）為受審部門所接受：管理者代表或審核組長在決定審核組成員以前應征得受審部門的同意，當受審部門不肯接受擬委派的內審員時，可考慮另選審核員。

　　審核小組應具備公正性和專業能力及審核技巧。內部能團結合作，審核組長應具備企業和領導能力。

　　3.審核組長的職責與活動范圍

　　（1）負責與管理者代表商定審核的范圍；

　�。�2）獲取實現審核目的所需的背景資料；

　　（3）組建審核組，對人員的選用上，應對潛在的利益沖突因素予以考慮；

　�。�4）參照ISO14010和ISO14011的指南指導審核組的活動；

　�。�5）制定審核計劃，必要時與管理者代表、受審核方和審核組成員磋商并傳達到審核組成員、管理者代表和受審核方；

　�。�6）協調工作文件的制定，向審核組發布指令；

　�。�7）及時發現審核目的無法實現情況，并向管理者代表和審核方通報原因；

　�。�8）在審核期間及其前后代表審核組與受審核方商談；

　�。�9）及時向受審核方通知關于關鍵不符合的審核發現；

　�。�10）及時向管理者代表清晰、明確地通報審核情況；

　�。�11）企業跟蹤審核。

　　4.審核員的職責與活動包括：

　�。�1）服從審核組長的指導，支持審核組長開展工作；

　�。�2）在審核范圍內客觀地、高效地富于成果地策劃與開展指定的工作；

　　（3）充分收集與分析有關審核證據，對審核發現進行判斷，得出有關HSE管理體系的結論；

　　（4）在審核組長的指導下編制工作文件；

　�。�5）將個人審核發現形成文件；

　�。�6）保管好與審核有關的文件，如有要求應予歸還；

　　（7）協助編寫審核報告。

　　三、收集并審閱有關文件

　　審核組收集與受審核部門有關的程序文件，以標準、手冊、計劃、合同及法律、法規為依據，審核程序文件，檢查其符合性，檢查相關程序文件的接口是否明確、協調，審閱該部門重要的記錄，如內外審的審核報告、不符合報告、糾正措施記錄等。

　　四、編寫檢查表

　　檢查表是審核員進行審核的重要工具，是審核的重要原始資料之一。世界上著名的認證機構都把檢查表看作是審核員的重要智力產品，所以編寫檢查表是審核員進行審核準備的一項重要工作內容。

　　1.檢查表的作用

　　檢查表的作用主要有以下幾個方面：

　　（1）明確與審核目標有關的樣本

　　審核采用的主要方法是抽樣檢查。抽什么樣本、每種樣本抽多少數量、如何抽樣等等問題都要通過編寫檢查表解決，而且這一切都要為達到審核目標服務。因此明確與審核目標有關的樣本是檢查表的首要作用；

　�。�2）使審核程序規范化

　　編制檢查表已成為國際上進行管理體系審核的一種通用做法，而且已普遍地列入審核程序之中，成為必不可少的一件工作。它又反過來使審核程序進一步正規化和格式化，對減少審核工作的隨意性和盲目性可以起很大的作用。

　�。�3）按檢查表的要求進行，使審核目標始終明確

　　在現場審核中種種現實情況和問題很容易轉移審核員的注意力，有時甚至迷失大方向而在枝節問題上浪費大量時間。檢查表可以提醒審核員始終堅持主要審核目標，針對事先精心考慮的主要問題進行調查研究。當然，現場檢查中并不排斥對事先未列入檢查清單，但確實是很重要的健康、安全與環境問題的審核發現。HSE管理體系現場審核時，會十分關注跟蹤現場審核的需求。

　　（4）保持審核進度

　　有了檢查表，可以按調查的問題及樣本的數量分配時間，使審核按計劃進度進行，不至于發生先松后緊或不得不延長審核時間的現象。

　　（5）作為審核記錄存檔

　　檢查表與審核計劃一樣也應與審核報告等一起存入該審核項目的檔案中備查。有的檢查表同時留出欄目記載調查情況，兼起記錄的作用，則更有保存的必要。有的審核機構把每次審核的檢查表存入計算機內，成為以后編寫檢查表的參考資料，這是審核機構的寶貴智力財富。

　　（6）減少重復的工作量

　　如果審核組有好多名審核員，則他們各自編寫的檢查表要經審核組長審查協調，防止遺漏和重復。這樣可以減少重復的工作。有的問題不在審核范圍之內，編制檢查表時就不會列入。審核員按檢查表工作，就可避免不必要的工作。

　�。�7）樹立審核員的職業形象

　　一名審核員，尤其是剛參加工作不久的年輕審核員，往往會被受審核方低估其工作能力。有了檢查表，調查研究就有的放矢，提問題、查看文件和現場審核也都有針對性，抽樣也有代表性，工作有條理，這一切都能為審核員樹立起一個熟練的專業審核員的職業形象。因此，編好檢查表還能加快年輕審核員的成熟過程。

　　2.檢查表的設計

　　設計檢查表時應注意以下幾點：

　�。�1）以SY/T6276—1997標準、手冊和體系文件為依據；

　�。�2）以部門審核為主，部門審核時應列出有關的主要要素的審核內容和審核方法，也可進行要素審核，但必須說明到哪些部門去查，如何查；

　�。�3）注意邏輯順序，明確審核步驟；

　�。�4）抓住重點，抽樣應有代表性；

　�。�5）時間要留有余地；

　�。�6）檢查表應有可操作性；

　�。�7）結合受審核部門的特點；

　�。�8）按部門編制的檢查表要考慮涉及的要素，按要素編制的檢查表要考慮涉及的部門；

　�。�9）在設計檢查表中常出現的問題是：

　　只列出審核項目，忽視審核方法和抽樣量的設計；

　　對有關受審核方的體系鉆研不夠，沒有結合企業實際來編制檢查表。

　　3.檢查表的構成

　　在檢查表中僅把標準或手冊或程序文件中的規定改寫為問題，實際上只是一張判別表，沒有任何的可操作性，所以難以達到審核的目的；只有加上有可操作性的會有具體檢查方法的審核表后，才是一張完整的檢查表，這種關系可用下圖來表示。

 

　　表2-4為供參考的檢查表的樣式

表2-4審核檢查表

　　編碼：

審核要素	程序文件	被審核部門		陪同人員	審核人員			審核日期
文件條款	文件內容摘要	檢查方法與抽樣			檢查記錄	評價
						合格	改進		不合格
編制人：            日期：			審批人：              日期：

　　保存部門：保存期：

　　4.檢查表的性質

　　檢查表是審核員為方便審核而使用的工具，審核員簽字，審核組長批準。不用受審核方同意，也沒有展示的必要，更不能預先提供給受審核方，使其改變現狀。

　　五、通知受審核部門并約定具體的審核時間

　　雖然在年度內部審核計劃中已經規定了對某部門或其要素的審核時間，但審核組長仍應在審核前3-5日與受審核方的領導接觸，約定具體時間，確定受審部門的發言人和陪同人員以及審核中雙方關心的其它問題，使審核能順利進行。