中油集團企業將在三年內建立并實施HSE管理體系，這就急需一批熟悉SY/T6276—1997標準，掌握進行體系現場審核的內審員隊伍。

　　一、審核員的作用

　　HSE管理體系內部審核員在一個企業內對HSE管理體系的正常運行和改進起著重要的作用，這種作用表現在下列幾個方面：

　　1.對HSE管理體系的運行起監督作用

　　對HSE管理體系的運行需要持續地進行監控，才能發現問題及時解決。這種連續監控主要是通過內部審核進行的，而實施內部審核的正是這支內審員隊伍。所以，從某種意義上來說，內審員對HSE管理體系的有效運行起著監督員的作用。

　　2.對HSE管理體系的保持和改進起參謀作用

　　在內部審核時，內審員發現某些不符合項，要求受審部門提出糾正措施。他必須向受審部門解釋為什么這是一項不符合，為什么不符合某一規定的條款。這樣對方才能針對不符合，找出原因，采取糾正措施。在受審方考慮糾正措施時，內審員可以提出一些方向性意見供其選擇。當受審部門提出糾正措施建議時，內審員應決定是否加以認可，并說明認可或不認可的理由。在糾正措施計劃實施時，內審員應主動關心其實施的進程，必要時應加以協助（如向體系辦或管理者代表反映實施中的困難，提出解決問題的建議等）。如果在審核中發現某些潛在不符合，內審員應把它作為觀察項主動向受審方提出，并提出調查潛在不符合原因的途徑。這一切都說明內審員在內審工作中，決不僅僅是一個消極的裁判員，還應積極為保持和改進HSE管理體系想辦法、出主意，成為一名優秀的參謀。

　　3.在HSE管理方面成為溝通領導與群眾之間的渠道和紐帶

　　內審員在審核中與各部門的員工有著廣泛的交流和接觸。他們既可以收集員工對HSE管理方面的意見、要求和建議，通過管理者代表向領導反映；又可以把領導層關于HSE方面的方針、政策和意圖向職工群眾傳達、解釋和貫徹，起一種溝通和聯絡的作用。有時，內審員通過自己的工作，生動具體地宣傳貫徹SY/T6276—1997標準的要求，比上幾堂標準宣貫課更為深刻，成為領導最好的助手。

　　4.在第三方審核中起內外接口的作用

　　當外部審核員來本單位進行審核時，內審員常擔任聯絡員、陪同人員或觀察人員等職務，從中了解對方的審核要求、審核方式和方法，向管理者代表或最高領導反映；同時也可向對方介紹本單位的實際情況，起內外接口的作用。當然目前中油集團企業還沒有成立相應的體系認證機構，作為內部審核員還起不到這種作用。

　　5.在HSE管理體系的有效實施方面起帶頭作用

　　內審員一般在企業的各部門都有自己的本職工作。在這些工作中，內審員帶頭認真執行和貫徹有關的健康、安全與環境標準、管理手冊和涉及自己的程序文件和作業文件。在接受內審時要做到虛心誠懇、積極配合，在員工中起模范帶頭作用，成為貫徹實施HSE管理體系的積極分子。

　　二、審核員應具備的工作能力

　　工作能力是指為了勝任所承擔的審核工作而必須具備的基本功。主要包括以下幾方面：

　　1.具備制定計劃和審核準備工作的能力

　　審核員應能制定審核計劃、企業審核、初審文件、編寫檢查表等等。

　　2.具備實施現場審核的能力

　　審核員應能主持召開首、末次會議，在現場調查研究尋找客觀證據，發現不符合項時能正確編寫不符合報告，匯總分析審核中所得到的觀察結果并作出恰當的結論以及對受審體系的總體評價。

　　3.具有編寫審核報告的能力

　　審核員應能按照規定的格式編寫內容完整、文字簡練的正式審核報告。

　　4.具有跟蹤和監督的能力

　　審核員應能對受審方的糾正措施計劃的實施及其有效性進行跟蹤和驗證。如果是認證機構的審核員，還應能在證書有效期內，對受審方的HSE管理體系進行監督檢查。

　　三、審核員應具備的知識

　　作為一名合格的審核員應掌握許多知識，主要包括以下幾方面：

　　1.國家的政策、方針、法律、法規等方面的知識

　　審核員首先要掌握的是國家關于健康、安全與環境的法律、法規等方面的知識。

　　2.國際常用規則（國際慣例和習慣做法）

　　HSE審核工作沒有各種國際和等同的國家標準作為指導和參考，所以審核員應在培訓中或實踐中注意學習國際上流行的質量審核和環境審核的一些習慣做法。如審核準備階段的預防問，檢查表編制，樣本選擇等；在審核實施階段的不符合判斷，觀察項的建立等；在審核報告中全面闡述受審體系的優缺點，作總的有效性的評價等等。這些都是世界各國實際經驗的總結，已形成一套習慣做法。審核員應細心學習掌握，吸收其優點及適用之處，在自己的審核工作中加以運用。

　　3.標準和指南

　　審核員必須熟練掌握SY/T6276-1997標準，同時應掌握ISO10011質量體系審核指南和ISO14010、ISO14011、ISO14012環境體系審核指南，也應了解ISO9000族標準和ISO14000族標準的相關標準。此外ISO/IEC還有許多導則，也有參考價值，需要時也應學習參考。

　　4.審核評定技術

　　審核員在審核過程中應向有經驗的審核員學習審核的評定技術，包括審核計劃、審核檢查表、不符合項報告、審核報告的編寫以及靈活使用審核方法和審核技巧等。

　　5.必要的專業知識

　　審核員應在自己審核的專業范圍內，學習和積累必要的專業知識，以便于審核的進行。

　　內部審核員在這方面處于較有利的條件，因為基本上在本企業內活動，專業范圍較明確具體。但也要考慮到即使在一個企業內生產經營活動也可能較多，因此要了解的專業知識面也是比較廣的。

　　四、審核員應具備的素質

　　審核員為了進行審核工作，要具備一些素質。缺乏這些就會被認為不適于從事這一職業。素質主要是指以下幾項：

　　1.具有交流的能力

　　審核員不是孤立的，他需要與人作廣泛的交流。也就是說他要善于表達自己的意思，同時也要善于理解對方所表達的意思。所以審核員在“口頭”和“筆頭”這兩方面都應有表達的能力，還要有較強的理解對方所表達內容的能力。

　　2.具有合作的能力

　　審核員是在群體中工作的，他的工作成效在很大程度上取決于與他人合作的能力。在審核組內他要接受審核組長的領導，配合和支持組長和其他組員的工作，在工作中要彼此協調，發揚集體優勢。對外他應善于取得受審核方的支持和配合，使審核順利進行。因此善于處理人際關系是審核員應具備的一種能力。

　　3.具有分析判斷能力

　　審核中出現許多問題，往往需要審核員在較短的時間內作出分析判斷，正確的分析判斷一方面是建立在知識和經驗之上的，另一方面也有賴于正確的思想方法和工作方法。一個思想邏輯混亂、工作沒有條理的審核員是不可能對問題作出正確的判斷和決策。

　　4.具有獨立工作的能力

　　審核員往往要獨當一面，在某一范圍內獨立完成某項任務，如審核組長帶領一組審核員完成對一個單位的審核。在內部審核中，對一個部門的審核往往指派一個審核員來完成。這時從計劃到安排到跟蹤驗證，都要靠審核員自己來設法完成。所以對審核員來說，擺脫依賴心理，獨立開展工作的能力是應當具備的。

　　5.具有應變能力

　　審核工作中客觀情況變化甚多，不能完全符合準備階段的各種設想。所以善于應付情況的變化而采取應急或調整措施十分重要。應變的目的是始終控制審核的主動權和力求達到既定的審核目的。應變能力的鍛煉應從計劃審核時對各種可能變化的情況多加設想，以便隨時有對策可以應付；另一方面也靠在實際審核中積累應變經驗。

　　6.具有善于學習的能力

　　審核員需要不斷學習各種有關的知識。有時往往要在較短時間內掌握某一方面的基本知識，這時學習的方法就顯得很重要。例如如何獲得信息，如何抓住這些知識的關鍵要領，如何安排學習計劃，以及向何人請教，作什么調查研究等都是需要逐步鍛煉的。

　　五、應具備的道德和修養

　　一位合格的審核員應具有較高的職業道德水平和良好的修養。

　　1.正直、誠實、守信

　　這是審核員必須具備的道德品質。在審核中不弄虛作假，不使用不正當的手段去獲取客觀證據，不屈服于任何要求改變調查結果的壓力，不隨意泄露受審方的各種內情或機密，不接受受審方任何賄賂、好處或隱含的利益，不暗示受審方改變現狀或作變相的咨詢等等，這些都是必須作到的。

　　2.客觀、公正

　　在審核中堅持以客觀證據為基礎，嚴格按有關法律、法規、標準或既定體系文件等作出判斷。切忌先入為主、主觀臆測、憑印象作判斷，不是無限上綱就是大事化了。作為一個審核員，即不能證據不足就開不符合報告，也不能抱著“非找出一個不符合”這種偏激的不公正態度。公正性是審核的靈魂，而客觀性又是公正性的基礎。

　　3.尊重對方、尊重別人

　　在審核中始終抱著尊重受審核方、尊重一切在審核中有聯系的人，包括自己審核組的其他同事。要耐心聽取別人的介紹或意見，不要盛氣凌人；要尊重受審核方的一些制度和習慣，不要隨便破壞；要尊重審核組長及其他組員，善于與他們友好合作相處，可以爭論但不要爭吵。在審核中要始終保持彬彬有理的風度，任何情況下都不要發脾氣，總之一切要從工作出發，要善于虛心聽取別人意見，切忌自以為是，主觀武斷，盛氣凌人。

　　4.冷靜、穩重、自信

　　在審核中如遇到復雜的情況或突發事件，要保持鎮靜，不要因激動而喪失客觀性。保持穩重，堅信自己一定能處理好。

　　5.堅韌、頑強的精神

　　在調查客觀證據過程中，如遇工作復雜、調查量大等情況要有毅力把工作做細做好，把證據收集齊全，切忌馬虎潦草，輕率下結論，輕率出文件。不符合報告是審核員的重要產品之一，要堅持寫好，不僅要有充分證據和正確的判斷結論，文字表達也要明確通順。如果是手寫，字跡也要求清清楚楚。審核報告更要寫得簡明扼要，條理性好，邏輯性強，使各方面都能接受。

　　6.企業管理能力，良好的領導作風

　　審核員在審核過程中對審核的各個環節都要考慮周全，管理好；并且要能獨當一面，能領導受審核方完成審核任務。

　　以上所說的道德和修養，對于外審員和內審員都是適用的。內審員更要注意正確地處理好單位內的人際關系，以利于審核工作的進行。

　　六、審核技巧（審核員的正確工作方法）

　　審核員在工作中可以采用許多工作方法，即審核技巧。這種審核技巧往往是審核員在工作中不斷積累起來的。各人有各人的技巧，從而形成了各人的風格。這里僅就最基本的工作方法即審核技巧作簡單的敘述。

　　審核員在審核工作中，尤其是在現場審核中，主要的手段是看、問、聽和分析。審核員用來作分析判斷的基礎是各種信息。而信息是通過看、問、聽而得來的。因此，可以從這幾方面來總結審核技巧中最常用的一些經驗。

　　1.少講、多看、多問、多聽

　　審核員在現場的時間有限，而需采集的信息量很大；信息只能通過看、問、聽獲得，不能從講話中獲得。因此只有少講才能多收集信息。審核員只要自己沒有表現欲，一般情況下是可以不主動講話的（首、末次會議的組長發言例外），但被邀請講話的情況則屢見不鮮。

　　（1）就題咨詢

　　遇到有不符合因素，受審方可能問你：“請問我們該怎么做才算正確？”“我們的程序該做如何修改？”“這方面其它部門是怎么做的？”“如果這般……做，是否算合格？”……此時作為一個審核員應明確指出，審核員的任務只在調查是否符合，如果出了不符合，應由受審方研究，提出糾正措施，審核員對此不能作任何咨詢。（內審員在這方面稍有不同，可以就方向提出建議，但最好在提出不符合報告后再提建議。）

　　（2）請作裁判

　　遇到有不符合因素，受審方內部產生了爭論。這時有人會請你發表意見，判斷誰是誰非。此時你切忌不要扮演裁判員角色，否則寶貴的時間將浪費在闡述為什么誰對誰錯上面，而你的檢查表將無法按進度完成。

　　（3）重復闡述

　　有的部門負責人不去參加首次會議或參加了但不注意聽講，對審核知之不詳。直到審核員到了本部門，才對審核的目的、范圍、程序、方法……甚至什么是HSE等臨時請教。此時審核員不應重復闡述在首次會議上的講話，而應抓緊審核，同時請他向部門聯系人了解。如在內審時發生這種情況，可事先請他學習“內審程序”。

　　總之，審核員應努力避免多講，才能多看、多問、多聽。

　　2.選擇正確的對象提問

　　問題應向負責該項業務活動的部門或個人提出，而不要向無關的部門或人員提問；否則就會文不對題，浪費時間。在一個部門內，也有選擇正確的提問對象問題。如在設計科內，大的方案性問題的評定應向設計部門負責人甚至總工程師提出，如果向繪圖員問方案評定問題，也會鬧出笑話。

　　3.針對要了解的問題提問（正確地提出問題）

　　審核員應當明確地、針對要了解的問題提問，用不著象在商業或外交談判中那樣采用旁敲側擊的辦法。更不要提出外行的或錯誤的問題。

　　4.封閉式提問和開啟式提問相結合

　　問題一般可以分為封閉式和開啟式兩種。前者可用“是”、“否”、“無”等簡短的詞來回答。后者則需要對方作較詳細的說明或解釋。封閉式的問題可以得出明確無誤的答案，但信息量很少。開啟式的問題可以引出較多的信息，有助于調查深入，但花費時間較多，兩者要合理結合，不可偏廢。

　　開啟式的問題中，還可分為下列幾類：

　　（1）主題式問題

　　這是主題非常明確，開門見山式的問題。如“請談談責任制的落實，你們是如何做的？”

　　（2）擴展式問題

　　這是在會話基礎上逐步進入較高層次交流時的問題。如“那么對你來說，了解這類程序的重要性有什么作用呢？”“為什么你覺得有必要制定這種程序呢？”

　　（3）征求意見式問題

　　這種問題可以鼓勵被審人員提供更多的信息。如“你認為這方面最有效的方法是什么？”“關于……你又是如何做的呢？”等等。但征求式問題不宜多提，否則會產生離題太遠、浪費時間的后果。

　　（4）設想式問題

　　如“發生火災怎么辦？”“假如計算結果不滿足這個公式，你將如何處理？”這類問題也要注意適當掌握，不宜任意設想許多特殊情況請被審人員回答。

　　封閉式的問題，一般用于會話開始。如“請問你們部門有沒有這方面的程序？”答案是“有”或“沒有”。另外有一種誘導式的封閉式問題，如“那么你將在一周內采取這種糾正措施，對不對？”這種誘導式問題也宜慎用。一般說來，審核員不應誘導被審人員做出你設想好的答復，只有不得已時才可采用。

　　審核時常以封閉式問題開始，繼之以許多開啟式問題，最后以一兩個封閉式問題結束。這就是兩種問題結合使用的典型方式。

　　5.提問和索看相結合

　　審核員在提問時經常問及文件及實際情況，這時可在提問中同時索取需要看的文件或提出要觀看現場。這樣就等于臨時又增加了一些檢查的樣本，對檢查表起了補充的作用。這些問看結合的做法，既可使審核步步深入，又可避免單純問答談話那種單調的審核方式，比較有效。但也要注意避免當對方出示一大堆文件后，審核員就終止提問，埋頭細讀的做法。

　　6.注意觀察易被遺忘的角落

　　被審方在審核前一定會做充分的準備，因此重點的文件柜、貨架、設備等一定會收拾得整整齊齊。但在辦公桌下，貨架頂上，某些輔助裝置上常常會發現作廢的文件等不應該存在于現場的東西。所以觀察的視野要廣闊些，檢查要細致些。當然，這種辦法只能是次要的、輔助性的。作為主流，還應集中力量檢查在檢查表中規定的樣本。

　　7.創造一個良好的審核氣氛

　　為了使審核順利進行，審核員應注意創造一個良好的氣氛，使審核成為仿佛是在進行工作研究而不要使對方經常意識到自己處于受審的地位。為此，審核員應平等、和氣待人；注意聽人講話；認真記筆記；不時地用點頭、注視、符合等方式對對方談話表示感興趣等等。凡事要請對方出示文件或找一般工作人員談話都應征得對方領導同意。如發現了不符合，要對方領導簽字時，要耐心說明理由。如對方態度粗暴也不要與之爭吵。只有這樣，才能使審核順利進行。