1.0目的

　　本程序規定了質量體系文件（只包括二級文件和三級文件）的批準、發放、更改，以保證文件在受控狀態下使用

　　2.0適用范圍

　　適用于二級文件和三級文件

　　3.0職責

　　3.1二級文件由各相關部門編寫，管理者代表審核，總經理批準。

　　3.2三級文件由使用部門進行編寫，由使用部門經理審核，管理者代表批準。

　　3.3文件由文控中心控制。

　　4.0程序

　　4.1二級文件的控制

　　4.1.1編寫

　　各部門依照IS09001—2000國際標準要求，結合本公司實際情況進行編寫。

　　4.1.2審核和批準

　　4.1.2.1編寫完后，總經理召集有關部門經理討論，討論完由與文件內容有主要關系的部門經理在文件“審核”處簽名，管理者代表批準，批準后文件交文控中心。

　　4.1.2.2審核通不過，文件應修改或重寫。

　　4.1.3發放

　　4.1.3.1文控中心參考<文件編碼程序>文件中 “二級文件編碼”給文件制訂編碼。

　　4.1.3.2打印文件原稿為正本，復印件為副本，正本由文控中心存入文件檔案，副本作為發放文件。

　　4.1.3.3文控中心根據分發范圍的發出數量，復印相應數量的文件，并在復印文件的每一頁蓋上“受控制文件”的印章。

　　4.1.3.4文控中心按發放范圍，將文件全部發給有關部門負責人，負責人在<文件簽收記錄表>中簽名。

　　4.1.3.5各部門負責人將文件發放到有關車間，班組并做好簽收記錄。

　　4.1.3.6文控中心在文件發出后，填寫文件目錄。

　　4.1.4更改

　　4.1.4.1當出現下列情況時，文件持有者可提出文件的更改。

　　A.體系運行中，文件不能滿足要求。

　　B.生產工藝的更改導致文件的更改。

　　C.采取糾正措施時，導致文件的更改。

　　D.其它原因。

　　4.1.4.2文件更改由管理者代表批準，使用部門進行更改。

　　4.1.4.3文件修改完后，由原審核部門主管審核，總經理批準。

　　4.1.4.4更改批準后，文控中心制訂文件版本。

　　4.1.4.5同4.1.3.2，4.1.3.3， 4.1.3.4， 4.1.3.5。

　　4.1.4.6文控中心取出上一次<文件簽收記錄表>，查找文件持有者在發放更改文件時收回作廢文件。

　　4.1.4.7文控中心將作廢文件正本從檔案中取出蓋上“作廢”章印存入作廢文件檔案內，更改文件的正本存入文件檔案。

　　4.1.4.8作廢文件正本的存檔期2年。

　　4.1.4.9文控中心將全部收回的作廢文件副本銷毀。

　　4.1.4.10二級文件更改不得用手在文件上更改。

　　4.2三級文件的控制

　　4.2.1編寫

　　三級文件由各使用部門依據有關文件、資料或實際運作情況進行編寫。

　　4.2.2審核，批準

　　4.2.2.1文件編寫完后，編寫人將文件交使用部門經理審核,文件獲管理者代表批準后,文件獲管理者代表批準后，文件送交文控中心編碼和制訂版本打印，文控中心參考<文件編碼程序>中的“三級編碼”有關規定嗯進行編碼。

　　4.2.2.2審核或批準通不過應修改或重寫。

　　4.2.3發放

　　4.2.3.1文件原稿為正本，復印件為副本。正本由文控中心存檔，副本為發放文件。

　　4.2.3.2文控中心根據需要數量復印文件，復印文件的每一葉蓋上“受控制文件”的章印。

　　4.2.3.3文控中心填寫<文件發放登記表>，將文件副本全部給有關部門負責人，并要求其在表中簽名。文件正本存入文件檔案。

　　4.2.3.4文控中心在文件發出后，填寫文件目錄。

　　4.2.4更改

　　4.2.4.1文件更改由原編寫部門進行。

　　4.2.4.2更改完后，編寫者將更改文件交本部門經理審核，管理者代表批準。

　　4.2.4.3三級文件更改，編寫人可用手進行更改，但更改的位置須有批準人簽字和更改日期。

　　4.2.4.4獲準后更改的文件交文控中心。

　　4.2.4.5同4.2.3.1， 4.2.3.2， 4.2.3.3， 4.2.3.4， 4.2.3.5。

　　4.2.4.6同4.1.4.6，4.1.4.7， 4.1.4.8， 4.1.4.9。

　　4.3文件的修改內容記錄在<文件修改一覽表>上。

　　4.4各部門應編制文件目錄，記錄者部門所有的受控制文件。

　　4.5文件遺失，立即向管理者代表匯報，并書面申請補辦。

　　4.6文件嚴重損壞，應向管理者代表書面申請更換文件。

　　4.7當發放范圍需增加時，應向管理者代表書面申請。

　　4.8文件持有者離職，由其簽收的文件必須退回本部門。

　　4.9保持文件清晰、整潔，不準在文件上擅自亂改、亂涂、亂畫。

　　4.10文件版本

　　4.10.1文件（只限于二級文件和三級文件）發行次數確定文件版本，例如文件第一次發行版本號為A/00。

　　4.10.2版本號確定文件某頁的修改次數，例如文件第二頁修改三次，此頁版次號為A/3，二級文件經5次修改后，必須重新發行，更該版本號為B/00。

　　4.10.3三級文件經修改后，必須重新發行，更改版本號。

　　4.10.4文件（包括二級文件和三級文件），完全不適應本公司時，進行重新編制，重新編制的文件更改版本號。

　　5.0文件

　　5.1參考文件

　　<文件編碼程序>

　　6.0記錄

　　<文件簽收記錄表>

　　<文件修改一覽表>