4.5.3 記錄和記錄管理
用人單位應建立和保持程序，用來標識、保存和處置職業安全健康記錄以及審核和評審結果。
職業安全健康記錄應字跡清楚、標識明確，并可追溯相關的活動。職業安全健康記錄的保存和管理應便于查詢，避免損壞、變質或遺失。應規定并記錄其保存期限。記錄應以與體系和用人單位相適應的方式保存，用來證明符合本規范的要求。
a）目的
職業安全健康記錄的作用是將管理體系和有關要求的符合性情況形成文件，通過保存記錄證實職業安全健康管理體系有效運行和所有過程在安全的條件下進行。因此，用人單位應建立并保存字跡清楚和標識明確的職業安全健康記錄。
b）考慮因素
— 培訓記錄；
— 職業安全健康檢查記錄；
— 職業安全健康管理體系審核報告；
— 協商和交流報告；
— 事故（包括事件）報告；
— 事故（包括事件）跟蹤報告；
— 職業安全健康會議紀要；
— 體檢報告；
— 健康監護報告；
— 個體防護用品發放和維護記錄；
— 應急響應演練報告；
— 管理評審報告；
— 危害辨識、風險評價和風險控制記錄。
c）實施要求
本要素的條款基本無需特別說明，但用人單位還應考慮以下內容：
— 職業安全健康記錄的處理權；
— 職業安全健康記錄的保密性；
— 法律、法規及其他要求中有關職業安全健康記錄保存期的規定；
— 使用電子記錄可能出現的問題。
職業安全健康記錄應填寫完整、字跡清楚、標識明確。用人單位應確定職業安全健康記錄的保存期，并將其存放在安全地點，便于查閱，避免損壞。重要的職業安全健康記錄應以適當方式或按法規要求妥善保護，以防損壞。
d）實施結果
— 標識、保存和處置職業安全健康管理記錄的程序；
— 職業安全健康記錄得到妥善保存并便于查閱。
4.5.4 審核
用人單位應建立并保持定期開展職業安全健康管理體系審核的方案和程序，目的是：
（1）判定職業安全健康管理體系是否：
① 符合職業安全健康管理計劃的安排，包括本規范的要求；
② 得到了正確的實施和保持；
③ 有效地滿足用人單位的方針和目標。
（2）評審以前審核的結果；
（3）向管理者報送審核結果的信息。
用人單位的審核方案（包括時間表），應立足于用人單位活動的風險評價結果和以前審核的結果。審核程序中應包括審核的范圍、頻次、方法和審核人員的能力要求，以及實施審核和報告審核結果的職責和要求。
a）目的
評審職業安全健康管理體系的有效性。一般說來，職業安全健康管理體系審核時應考慮職業安全健康方針、程序及作業場所的條件和作業規程。
用人單位應制定一個內部的職業安全健康管理體系審核方案，評審自身的職業安全健康管理體系與職業安全健康管理體系審核規范的符合性，確定與職業安全健康程序的符合程度，評價是否能有效實現其職業安全健康目標。職業安全健康管理體系審核應由用人單位內部的員工和（或）由其挑選的外部人員執行，不論他們來自用人單位內部還是外部機構，均應保持公正和客觀的工作態度。
注：內部審核應將重點放在職業安全健康管理體系績效方面，不應將其與職業安全健康或其他安全檢查相混淆。
b）考慮因素
— 職業安全健康方針；
— 職業安全健康目標；
— 職業安全健康程序和作業指導書；
— 危害辨識、風險評價和風險控制的結果；
— 法律、法規和其他要求；
— 良好的作業實踐；
— 不符合報告；
— 職業安全健康管理體系審核程序；
— 勝任審核工作的內部、外部審核人員；
— 不符合的處理程序。
c）實施要求
（1）審核
審核是對用人單位的職業安全健康管理體系是否符合程序和規程進行全面、正式的評價。應滿足下列要求：
— 按計劃進行，必要時可增加審核次數；
— 由能夠勝任審核工作的人員進行；
— 審核結果中應包括對程序、規程的符合性和有效性的評價；
— 明確糾正措施；
— 審核結果應予記錄，并定期向管理者報告。
用人單位的管理者應對審核結果進行評審，必要時，采取有效的糾正措施。
（2）審核計劃
用人單位應制定執行職業安全健康管理體系內部審核的年度計劃。職業安全健康管理體系內部審核應覆蓋體系范圍內的所有運行活動，并評價與職業安全健康管理體系審核規范的符合性。
用人單位在確定審核頻次和覆蓋范圍時應考慮下列因素：
— 各要素失效時所伴隨的風險；
— 現有的職業安全健康績效資料；
— 管理評審的實施結果；
— 職業安全健康管理體系或其運行環境的變化。
如果情況表明有必要進行計劃外的職業安全健康管理體系審核，如事故發生之后，則用人單位應進行追加審核。
（3）管理者的支持
為確保職業安全健康管理體系審核切實有效，最高管理者應對審核工作及其有效實施作出全面承諾，應考慮審核中發現的問題及建議，并在適當時間內采取必要的措施。用人單位一旦同意開展職業安全健康管理體系審核，就應公正地完成審核過程，告知所有相關人員審核目的及意義，鼓勵員工與審核人員全面合作，并如實回答他們的問題。
（4）審核人員
職業安全健康管理體系審核可由一名或幾名審核人員承擔。審核組開展審核時，應充分利用眾多專家的專業技能。
審核人員應獨立于所審核的部門或活動，了解其任務并有能力完成，具備相應的經驗和掌握相關法規及體系方面的知識，能夠評價績效和發現不足，還應了解和獲取與他們所從事工作有關的標準和權威性指南。
（5）資料收集與解釋
收集資料的技術和手段取決于職業安全健康管理體系審核的性質。職業安全健康管理體系審核應確保基本活動的抽樣具有代表性，訪談有關人員（必要時包括員工的職業安全健康代表），并檢查下列相關文件：
— 職業安全健康管理體系文件；
— 職業安全健康方針；
— 職業安全健康目標；
— 職業安全健康及應急程序；
— 作業許可制度與程序；
— 職業安全健康會議紀要；
— 事故（包括事件）的報告和記錄；
— 職業安全健康執法機構或其他管理機構的報告或交流記錄（口頭、信件或通知等）；
— 依法應予保存的登記簿與證書；
— 培訓記錄；
— 前次職業安全健康管理體系審核的報告；
— 糾正措施要求；
— 不符合報告。
職業安全健康管理體系審核過程中，應核對所收集的資料、信息或其他記錄，避免曲解或誤用。
（6）審核結果
職業安全健康管理體系審核報告的內容應明確、簡潔和完整，注明日期并有審核人員的簽名。審核報告中應包含以下內容：
— 審核目的和范圍；
— 審核計劃、審核小組成員和受審核方代表的確認、審核日期和接受審核的區域；
— 確認用于開展審核工作的參考文件（如職業安全健康管理手冊）；
— 不符合的詳細資料；
— 審核人員對職業安全健康管理體系與審核規范的符合性評價；
— 職業安全健康管理體系實現其目標的能力；
— 職業安全健康管理體系審核報告的分發。
用人單位應盡快將職業安全健康管理體系審核結果反饋給所有相關方，以便采取糾正措施。應在確定責任人員、完成日期和報告要求的同時，對已批準的糾正措施制定行動計劃，并作出跟蹤監測安排，以確保各項建議的有效落實。
交流職業安全健康管理體系審核報告時應考慮保密性要求。
d）實施結果
— 職業安全健康管理體系審核計劃或方案；
— 職業安全健康管理體系審核程序；
— 職業安全健康管理體系審核報告，包括不符合報告、建議和糾正措施要求；
— 簽發（關閉）不符合報告；
— 向管理者報告職業安全健康管理體系審核結果的證據。
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