1   目的

    加強對文件的控制，確保集團公司內與管理體系有關的各個場所都能及時獲得和使用有效的文件。

    2 適用范圍

    適用于集團公司管理體系有關的文件控制和管理。

    3  職責

    3.1 集團公司辦公室是本程序的主責部門。負責集團公司管理性文件的控制和管理；負責對集團公司各單位/部門文件的控制和管理并進行檢查和監督。

    3.2    集團公司各部門負責本部門文件的控制和管理。技術文件、企業技術標準由集團公司工程技術部負責管理和控制，管理體系文件由集團公司安全質量監督管理處負責管理和控制。

    3.3 集團公司檔案部門負責文件的歸檔和管理工作。

    3.4 分公司、各項目經理部按照與集團公司對口關系，負責本單位各類文件的管理。

    4  工作程序

    4.1 文件的分類：文件分為內部文件和外部文件兩大類。

    4.1.1  內部文件：指集團公司內部形成的文件，包括：

    a） 行政管理文件；

    b） 管理手冊、程序文件；

    c） 項目策劃文件（施工組織設計或質量計劃、施工方案、環境方案、職業健康安全管理方案）；作業指導書；自行編制的技術標準、校準規程、工法、準則、管理制度；竣工文件；

    d） 文件資料清單；

    e） 工程合同、采購合同、外包合同等。

    4.1.2  外部文件：指來自集團公司外部的文件，包括：

    a） 國家和地方的法律、法規和規定；

    b） 國家和行業規范、標準；

    c） 上級單位、地方政府部門、行業協會等發放的文件；

    d） 施工圖紙、標準圖集、變更設計通知書等。

    4.2    文件的編號

    4.2.1  文件的編號分為文號和發放號。

    4.2.2  集團公司管理性文件的文號由辦公室統一編號。

    4.2.3  各類管理性文件、技術性文件、合同等，由文件編制/產生部門統一編號。

    4.2.4  文件的發放號由文件發放部門統一編號。 4.3    文件的編制、審批

    4.3.1  管理手冊由集團公司安全質量監督管理處負責編制，管理者代表審核，總經理審批。管理手冊發放分為受控和非受控兩種版本狀態，受控版本在發放時進行編號、登記，在《管理手冊》上填寫發放號，非受控版本按普通文件發放。管理手冊的發放和回收由集團公司安全質量監督管理處管理。

    4.3.2  程序文件由集團公司安全質量監督管理處組織有關部門編制，分管領導審核，管理者代表審批。

    4.3.3  技術文件由集團公司工程技術部組織編制，總工程師審批。

    4.3.4  其他文件由相關部門組織編制，分管領導審批。必要時報總經理審批。

    4.4    文件的發放及控制

    4.4.1  文件的發放由各文件管理部門負責，按發放范圍發放，確保各有關場所都能得到。

    4.4.2  文件的發放應做好發放記錄。重要的文件應編號發放。使用的文件審批發放表應反映文件發放去向、發放數量。文件收發工作按照《中鐵十局集團有限公司公文處理辦法》執行。

    4.4.3  文件實行分層次控制管理，各單位/部門應編制本單位/部門的“適用文件清單”，以便管理控制。

    4.4.4  當文件丟失或破損影響使用時，應到文件管理部門辦理補發或更換手續，文件管理員要做好記錄并將破損文件按有關規定銷毀。

    4.4.5  單位在被撤消前，必須將管理體系文件交回原文件發放部門。

    4.4.6  新成立的單位應根據需要申請補發管理體系文件。原發放部門可復制文件發放，并做好發放記錄。

    4.4.7  施工圖紙、變更設計的管理

    a） 由各單位工程技術部門指定專人管理，建立目錄清單；

    b） 建立發放記錄，經各單位技術負責人批準發至有關人員；

    c） 施工中的變更設計書、設計變更圖紙按上述a、b款辦理；

    d） 重大的變更設計應通知集團公司工程技術部。

    4.4.8  保密文件按規定的密級，在規定范圍內使用。

    4.5    文件的更改、換版、作廢、銷毀

    4.5.1  需要更改的文件應由更改部門提出申請，經分管領導審核后，進行修改。并按照4.3條款批準。

    4.5.2  文件更改經批準后，按“文件審批表”的名單發放文件修改通知單，集團公司各部門/單位文件管理員據此修改。文件修改時要注明更改標識和更改生效時間并做好記錄。標識采用修改碼（從0到9）。

    4.5.3  文件經多次更改或文件需進行大幅度更改時應進行換版，換發新版本。原版次文件作廢。

    4.5.4  公司文件的換版應在新發文件中注明，各對口部門收文后立即撤換作廢文件，并做好記錄。

    4.5.5  作廢文件的處理：

    a） 為了防止誤用失效文件，應立即從使用場所撤回已失效的文件；

    b） 對作廢文件在文件上標注“作廢”字樣，在“適用文件清單”中加以注明。集團公司通過發布“作廢文件”的通知，控制文件的有效性。各部門/單位根據通知及時標識、注明；

    c） 對需作資料保存的作廢文件，文件管理員要在“適用文件清單”中注明“保留”，并在保留的文件上注明“保留資料”字樣。

    4.5.6  需銷毀的文件由公司各部門/單位文件管理員填寫“文件銷毀申請單”，部門/單位負責人批準后，自行銷毀。

    4.6    文件保管和借閱

    4.6.1  文件的保管

    a） 各部門按照文件分類單獨立卷保管。卷盒應編號，卷內應有目錄，便于查找；

    b） 外來文件應盡可能單獨立卷存放；

    c） 文件應有良好的存放環境，并整齊有序。

    4.6.2  文件借閱

    a） 公司內部人員借閱文件，應在“文件借閱登記表”上登記，經文件管理部門負責人批準后方可借閱。借閱者應在指定日期歸還文件，到期不歸還者由文件管理員收回；

    b） 公司外部人員借閱文件，必須經分管領導批準。

    4.7 外部文件的控制

    需要轉發的各類外部文件，由文件對口管理部門提出，經分管領導批準后轉發。文件的發放及管理按照本程序執行。

    4.8 文件管理

    4.8.1  要堅持“使用方便，控制重點”的原則，各主責部門、分公司、各項目經理部應設專/兼職文件管理員，負責文件的收集、整理、歸檔工作。

    4.8.2  各單位/部門的文件管理員應及時對本單位/部門的“適用文件清單”進行更新和補充，同時便于文件的查閱，以達到有效控制文件的目的。

    4.8.3  各單位/部門的文件管理員應每季度對文件的管理進行檢查，發現問題及時處理；集團公司辦公室每半年對各單位/部門文件的管理進行檢查，并做好檢查記錄。

    5相關文件

    6  記錄

    6.1 文件發放表

    6.2 文件修改通知單

    6.3 文件借閱登記表

    6.4 文件銷毀登記表

    6.5 適用文件清單表

    6.6 作廢文件通知

    6.7 文件檢查記錄

    6.8 歸檔登記表按檔案部門規定格式