職業健康安全管理體系標準中并未對職業健康安全管理體系文件的結構提出具體要求，但依據iso9001質量管理體系文件及我國職業健康安全管理體系試點企業的經驗，一般也可把職業健康安全管理體系文件結構分成三個層次，如圖5．9所示。

 

　　•職業健康安全管理手冊

　　•職業健康安全管理體系程序文件

　　•職業健康安全管理體系其他文件(作業指導書、操作規程、工藝卡及其他有關規程)由于職業健康安全管理體系文件是由多層次和多文件所組成的文件結構,共同描

　　述組織活動、產品或服務全過程中的管理活動，為使其有效實施。編制企業管理體系文件應提出以下幾點要求。

　　1、文件的系統性

　　職業健康安全管理體系是由多個管理要素共同構成的有機整體，是由系統化、結構化和程序化的文件所組成。每一個程序文件是描述管理要素中一個在邏輯上獨立的或一組相關的活動，從規范織織的安全生產行為，不斷改進組織的安全生產績效為出發點，按標準的要求，對構成組織職業健康安全管理體系的管理要素中的活動作了明確規定。對這些描述管理要素活動的文件要做到：

　　•職業健康安全管理手冊、職業健康安全管理體系程序文件以及職業健康安全管理體系其他文件(作業指導書、操作規程、工藝卡及其他有關規程)之間應層次清楚，接口明確；

　　•職業健康安全管理體系程序文件是規范組織安全生產行為、改善組織安全生產績效的關鍵性管理文件，應分工合理、職責明確、要求具體；

　　•職業健康安全管理體系其他文件作業指導書、操作規程、工藝卡及其他有關規程)是有效實施職業安全與衛生管理體系程序文件的具有可操作性、可檢查性的支撐性文件，應有針對崗位職責明確、技術要求具體，并有相應的自檢內容。

　　2、文件的法規性

　　職業健康安全管理體系標準中職業健康安全方針管理要素中明確規定了：組織對持續改進的承諾；對遵守有關安全生產法律、法規和組織應遵守的其他要求的承諾。依據標準條款所建立的職業健康安全管理體系和所編制的職業健康安全管理體系文件就是組織向社會公開承諾的具體體現；是組織實施職業健康安全管理體系的法律依據，而職業健康安全管理體系文件對于規范組織的職業健康安全行為，改善組織的職業健康安全績效，加強職業健康安全管理就是具有法規性的管理文件，必須遵照執行。

　　3、文件的不斷完善性

　　依據職業健康安全管理體系標準所建立的職業健康安全管理體系是個動態發展，不斷完善的職業健康安全管理體系；依據查理斯•戴明(chailesdemiry)提出的pdca運行模式定期進行管理評審不斷地改進，以確保職業健康安全管理體系的適應性、充分性和有效性。逐步地完善職業健康安全管理體系，使之形成一個具有自我約束、自我調節、自我完善的運行機制。