一、概述
建立體系的過程就是結合企業性質和特點，將標準具體化為企業的健康、安全與環境管理體系文件的過程。健康、安全與環境管理體系，是個文件化的體系，按標準要求建立的體系文件是企業實施健康、安全與環境管理的規范。
1．HSE管理體系文件的結構
參照ISO10013《質量手冊編制指南》附錄A的描述和體系設計方案中文件層次的開發，HSE管理體系可分為三個層次，即：
�。�1）管理手冊（A層文件）；
（2）程序文件（B層文件）；
�。�3）支持性文件（C層文件）；
建議企業可以與ISO9000系列、ISO14000系列相符的現行管理體系，作為HSE管理體系的基礎�？梢栽诠芾眢w系文件方面實行HSE與質量和（或）環境的一體化。這樣做可使質量管理體系文件、環境管理體系文件和HSE管理體系文件具有完整性，避免重復，便于實施管理。但是鑒于目前大多數企業落后的健康、安全與環境管理的現狀，同時為了加強健康、安全與環境意識，突出重點，在建立HSE管理體系的初期仍建議企業編制獨立的HSE體系文件。
2．編寫體系文件的原則
寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標準要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效。文件寫完后一定要下發討論和修改，達到所寫即所做。
3．編寫體系文件的基本要求
1）系統性
�。�1）企業應對其HSE管理體系中采用的全部要素、要求和規定，系統條理地制定各項方針和程序；
�。�2）所有文件應按統一規定的方法編輯成冊；
（3）各層次文件應涉及HSE管理體系一個邏輯上獨立的部分；
（4）各層次文件應做到接口明確、結構合理、協調有序。
2）法規性
�。�1）體系文件應在總體上遵循SY/T6276-1997標準，以及國家或上級有關法規要求；
�。�2）文件一旦批準實施，就必須認真執行；
（3）文件修改只能按規定的程序進行。
3）協調性
�。�1）體系文件的所有規定應與組織的其他管理規定相協調；
�。�2）體系文件應與有關技術標準、規范相互協調。
�。�3）體系文件之間應相互協調。
4）見證性
（1）體系文件作為客觀證據（適用性證據和有效性證據）管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織HSE管理體系的運行情況；
�。�2）對于審核來講，HSE管理體系文件可作為下列方面的客觀證據。
5）惟一性
�、傥ｋU因素、環境因素已被識別；
②有關活動的程序已被確定并得到批準；
�、塾嘘P活動處于全面的監督檢查之中；
④程序處于更改控制之中；
⑤對一個企業，其HSE體系文件是惟一的理解；
�、尥ㄟ^清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現惟一的理解；
�、邲Q不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用。
6）適用性
�、袤w系文件應根據企業規模、生產活動的具體性質采取不同的形式；
�、谌魏误w系文件都應依據標準的要求和企業的實際；
�、鬯形募幎ǘ紤趯嶋H工作中能得到有效的貫徹；
�、荏w系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應。
4．體系文件編寫的方式
1）自上而下依次展開方式（本文采用的方式）
按承諾、方針目標、管理手冊、程序文件、作業文件的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復修改。
2）自下而上的編寫方式
按基礎文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這適用于原管理基礎較好的企業，但如無總體設計方案指導易出現混亂。
3）從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式
先編寫程序文件，再開始手冊和基礎性文件的編寫，實質是從分析活動，確定活動程序開始，有利于標準的要求與企業實際緊密結合，也可縮短文件編寫時間。
二、HSE管理手冊編寫
HSE管理手冊是對企業健康、安全與環境管理體系的全面描述，它是全部體系文件的“索引”，對HSE管理體系的建立與運行的有特殊意義，是HSE管理體系中的A層文件。
管理手冊在深度和廣度上可以不同，取決于企業的性質、規劃、技術要求及人員素質，以適應企業的實際需要。對于中、小型企業，可以把管理手冊和程序文件合成一套文件，但大多數企業為了便于管理仍把管理手冊、程序文件分開。
1．HSE管理手冊編寫要求
�。�1）手冊是政策性文件，應寫清楚承諾、方針和目標；
�。�2）手冊應強調宣傳性，便于公眾接受，不側重于操作性；
�。�3）手冊力求簡明，把主要控制環節描述清楚即可，不必寫得太冗長。
2．編制HSE管理手冊的目的（但不僅于此）
�。�1）描述的企業的承諾、方針和目標、程序和要求，展示企業HSE管理體系重點解決的問題；
（2）總體描述和實施有效的HSE管理體系；
�。�3）向企業各級管理者展示企業健康、安全與環境管理的總框架；
（4）明確各部門的職責與相互關系；
（5）HSE管理體系情況改變時，保證體系及要求的連續性；
�。�6）向各級管理人員提供查詢所需文件與記錄的途徑；
（7）按HSE管理體系的要求和相應方法培訓人員；
（8）為審核HSE管理體系提供文件依據；
�。�9）提供改進的常規控制，促進管理活動；
（10）對外介紹HSE管理體系；
�。�11）證明其自身HSE管理體系符合合同中的相關規定。
3．HSE管理手冊編寫前的主要準備工作
（1）確定承諾、方針和目標；
�。�2）確定管理手冊結構；
�。�3）職能完善和職責、權限的確定；
（4）資料收集與分析；
（5）落實手冊編寫的工作組織；
�。�6）制定編寫手冊的工作計劃。
4．資料的收集與分析
1）需要收集的主要資料
�。�1）企業機構現狀；
�。�2）各部門職責和權限現狀（各部門確認的）；
（3）各部門需要解決的工作接口問題和其他問題；
�。�4）現有的各種技術標準、規范以及呼部門執行情況的說明；
�。�5）現有各種管理制度和作業程序以及各有關部門的執行情況的說明。
2）資料分析
（1）評價現有機構及職能是否完善，列出需完善的職能清單；
�。�2）評價工作接口現狀，列出需研究、了解、解決的工作接口問題的清單；
（3）評價現有管理文件和作業文件的有效性，提出需增加、調整或作廢的文件方案。
5．職能的完善和職責、權限的確定
（1）現有部門的職責和權限的調查；
�。�2）列出需要調整或補充的職責和權限的清單；
�。�3）提出調整或補充職責和權限的議案；
（4）有關部門討論，提出修改意見；
�。�5）由企業最高管理層研究決定；
�。�6）發布有關明確職責和權限的文件。
6．落實手冊編寫的組織工作
�。�1）最高領導層有效介入，以便解決重大問題及跨部門的問題；
�。�2）各部門領導應參加手冊的討論和審查，以便了解對本職工作的要求；
�。�3）應有一個熟悉標準、熟悉企業實際、責任心強，文筆好的統稿人。
7．HSE管理手冊的結構與內容
（1）內封面：
�、倨髽I名稱；
�、谄髽I標準編號；
�、凼謨詷祟}；
�、芊蠘藴实陌娲危�
�、菔謨缘陌l行版本、手冊編碼、手冊發放控制號。
�。�2）批準頁：是最高管理者批準發布實施的命令，含最高管理者簽字、批準發布日期和實施日期，聲明手冊是HSE管理體系的綱領性和證實性文件，是全體員工必須遵守的法則。
（3）范圍和應用領域：應清楚表明手冊和體系文件的適用范圍和應用領域。包括組織行政范圍、地理范圍和應用領域。
�。�4）目錄：應列出手冊各章、節的題目和頁碼，包括章、節、主要附錄等。
（5）企業的概況：至少應涉及單位的名稱、地址及通訊方法。也可包括如生產經營、地理位置、主要背景、歷史和規模等。
（6）手冊說明，涉及手冊本身的信息應包括：
�、佻F在發布或有效版本的編號，發布日期或有效期及相應內容；
�、诤喪鍪謨缘拇_認和保持，明確內容的審核人和審核周期，更改和批準手冊的授權人，可包括修訂版的審定方法
�、酆喪鰳俗R、分發和控制程序，是內部使用，還是可以對外，是否含有機密內容；
�、茇撠熓謨詫嵤┤藛T的批準簽字。
（7）術語和定義：手冊應盡量使用公用術語和定義，但需要時可根據本企業實際規定不同含義的詞，或對特定術語規定特定含義；
（8）承諾：明確提出企業的承諾，明確承諾的提出、評價、審定與監督程序。
（9）方針和目標：明確提出企業的方針和目標，方針目標由最高管理者組織制定，并簽名批準發布執行。明確方針和目標的策劃、提出、評價、發布、實施與考核評審。
�。�10）組織機構、職責和權限：明確本企業內部機構設置（可給出企業機構圖）、各職能部門職責權限（可給出職責分配圖）、隸屬工作關系。
�。�11）HSE管理體系要素描述：是對HSE管理體系七大要素和涉及的形成文件的HSE管理體系管理程序的簡要描述，包括程序的適用范圍和內容，該程序的主管部門及相關部門的職責與任務，對該程序的控制及要求等。同時為程序文件提供了查詢途徑，即要附上相關程序文件編號和名稱。
�。�12）支持性資料附錄：該附錄可含有支持手冊的資料，包括程序文件一覽表，作業文件一覽表，HSE記錄一覽表和手冊更改記錄表，HSE管理方案清單，重要危險，危害與環境因素清單，在用法律、法規、標準目錄等。
8．手冊的批準、發布和控制
�。�1）手冊發布前，手冊編寫責任人應對手冊的風格、內容、格式、職責與接口進行審查；各部門領導會簽，以確認手冊中規定的職責和權限、接口方式和活動原則；由最高管理者對其進行最終的審查，以保證清晰、準確、適用和結構合理。也可請預定使用者對手冊的可行性進行評定和評論。然后批準發行，并在所有文件中標出標準的識別標記。
�。�2）經批準的手冊內容發放的辦法應保證所有使用者都能適當使用，按序列號為接受者提供文本能保證合理發放和控制，管理部門應保證企業每個使用者熟悉手冊中與其有關的內容。
�。�3）應規定手冊編制、控制和更改的辦法。
�。�4）文件發行和更改控制對確保手冊內容嚴格經過審批是至關重要的。