企業(yè)結(jié)構(gòu)、資源和文件是保證HSE表現(xiàn)良好的必要條件，是體系運(yùn)行的基礎(chǔ)要素。
企業(yè)機(jī)構(gòu)：指企業(yè)管理系統(tǒng)中負(fù)責(zé)HSE管理的部門和人員，是企業(yè)HSE管理體系的組成部分；
資源：主要指可供使用的人力、物力、財(cái)力、技術(shù)和時(shí)間等內(nèi)部資源，是HSE管理體系建立和運(yùn)行的重要保障；
文件：指HSE管理體系在建立、運(yùn)行和保持過程中所形成的各種文檔，可以是書面的，也可以是電子的。
§1 企業(yè)結(jié)構(gòu)和職責(zé)
企業(yè)應(yīng)對實(shí)施HSE管理體系所需的機(jī)構(gòu)、職責(zé)、權(quán)利、義務(wù)和相互關(guān)系作出明確的規(guī)定，形成文件，并按企業(yè)的行文規(guī)定予以公布。
根據(jù)我國目前企業(yè)的管理體制和管理現(xiàn)狀，HSE管理體系的企業(yè)結(jié)構(gòu)不能照搬國外。但是，HSE管理體系中的企業(yè)結(jié)構(gòu)的作用是把負(fù)責(zé)HSE事物的人員連系在一起，形成一個(gè)有機(jī)的富有戰(zhàn)斗力的整體，形成一個(gè)層次分明的管理網(wǎng)絡(luò)。這樣做是符合標(biāo)準(zhǔn)要求的。
這個(gè)網(wǎng)絡(luò)可以在企業(yè)現(xiàn)有的企業(yè)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上通過對原有相關(guān)機(jī)構(gòu)（如原有的安全、衛(wèi)生、環(huán)保等機(jī)構(gòu)）進(jìn)行必要的調(diào)整、合并或改造建立起來，各個(gè)層次HSE管理人員的編制應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)量和總編制名額確定。
國外的情況是HSE管理人員約占員工總數(shù)的千分之三（3‰）。
職責(zé)是指各級管理人員在其管轄范圍內(nèi)建立、實(shí)施和保持HSE管理體系的具體職責(zé)及全體員工個(gè)人或集體在確保HSE表現(xiàn)方面的責(zé)任。從標(biāo)準(zhǔn)上的內(nèi)容來看。可分為最高管理者的責(zé)任、管理者代表的責(zé)任等五個(gè)方面：
●最高管理者：負(fù)責(zé)主持制定指導(dǎo)企業(yè)HSE行為準(zhǔn)則的方針和戰(zhàn)略目標(biāo)，為體系的建立和運(yùn)行提供領(lǐng)導(dǎo)和資源保障，主持評審；
●管理代表：在授權(quán)的范圍內(nèi)行使最高管理者的職責(zé)，除具體責(zé)任和及時(shí)向最高管理者請示匯報(bào)外，還應(yīng)對體系的運(yùn)行提出建議，主持審核和為評審和體系的可持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)；
●HSE管理部門：在上級主管部門和管理代表的領(lǐng)導(dǎo)下，對HSE管理體系的實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)督、咨詢、協(xié)調(diào)、人員培訓(xùn)和文件管理，部門和人員的職責(zé)應(yīng)形成文件；
●各個(gè)職能部門：所有部門和崗位都應(yīng)承擔(dān)HSE責(zé)任，由上層職能部門根據(jù)其工作性質(zhì)和涉及的HSE因素進(jìn)行規(guī)定，并行成書面文件。各個(gè)職能部門的主管領(lǐng)導(dǎo)對所轄范圍內(nèi)的HSE工作負(fù)主要責(zé)任；
●全體員工：在自己的崗位上承擔(dān)相關(guān)的責(zé)任，也要形成書面文件中的規(guī)定。
§2 管理代表
最高管理者，作為企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)，往往公務(wù)繁忙，對HSE管理不能
保證事必親躬，需授權(quán)他人代行職責(zé)，這個(gè)人就是管理代表，他應(yīng)定期向最高管理者匯報(bào)和請示，最高管理者應(yīng)為其配備行使職權(quán)所需的資源。管理代表的職責(zé)見本章§1
§3 資源
資源的作用：保證HSE管理體系的建立和實(shí)施過程的正常運(yùn)行。
資源的內(nèi)容：可供使用的人力、物力、財(cái)力、技術(shù)和時(shí)間等。
資源的配置：HSE管理體系建立和運(yùn)行過程中，應(yīng)在了解企業(yè)現(xiàn)有設(shè)施和裝備的基礎(chǔ)上，進(jìn)行設(shè)施和裝備上的改進(jìn)和補(bǔ)充。
配置原則：當(dāng)現(xiàn)有的設(shè)施和裝備不能滿足體系要求時(shí)，要按下列原則進(jìn)行更新和補(bǔ)充，
◆不符合國家、地方法律法規(guī)要求的設(shè)備和設(shè)施；
◆不能滿足企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理目標(biāo)和表現(xiàn)準(zhǔn)則的各種設(shè)施和設(shè)備；
◆企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理水平持續(xù)改進(jìn)所需的設(shè)施和設(shè)備；
在更新和改進(jìn)的過程中，常常會遇到技術(shù)和資金的限制，下列做法可供參考：
◇與用戶或供應(yīng)商合作，因?yàn)橛泄餐睦妫?/P>
◇與同行企業(yè)共享技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)；
◇與大專院校和科研院所合作，進(jìn)行共同投資的合作開發(fā)；
◇取得上級部門的支持和幫助。
§4 能力與培訓(xùn)
能力就是企業(yè)中管理人員和操作人員完成任務(wù)的能力，包括三個(gè)方面的內(nèi)
容：①個(gè)人素質(zhì)（個(gè)人通過從小學(xué)教育開始直到參加工作前的所具備的能力）；②通過實(shí)踐提高技能的能力；③不斷更新知識的能力。
企業(yè)應(yīng)建立對員工能力進(jìn)行評價(jià)和培訓(xùn)的程序，以確定崗位員工所需的知識、經(jīng)驗(yàn)和技能，建立上崗制度，制定培訓(xùn)計(jì)劃，保持培訓(xùn)記錄，以保證崗位工人從事工作所需的能力，培訓(xùn)有正規(guī)的室內(nèi)培訓(xùn)和實(shí)際操作培訓(xùn)，采用面對面教育和形體示范相結(jié)合的方法。
§5 承包方
要求企業(yè)的承包方建立他們自己的HSE管理體系或認(rèn)可本企業(yè)的HSE 管理體系，這樣做，可以最大限度地消滅企業(yè)在承包商方面和企業(yè)與承包商交接部分的管理漏洞，保持良好的企業(yè)形象。
如果承包商與企業(yè)之間在HSE管理上存在差異，應(yīng)在承包合同簽定之前進(jìn)行談判或協(xié)商，將協(xié)議記入承包合同，以便在合同實(shí)施中解決可能出現(xiàn)的分歧。
§6 信息交流
為使企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門能夠互相配合、協(xié)同工作，有關(guān)責(zé)任部門能夠及時(shí)了解體系運(yùn)行情況，特別是體系出現(xiàn)不符合時(shí)，能夠同時(shí)采取糾正措施，發(fā)生緊急情況時(shí)，迅速傳遞信息，敏捷地作出反應(yīng)，控制影響的蔓延，不斷增強(qiáng)企業(yè)的自潔能力。
企業(yè)外部有關(guān)各方對本企業(yè)狀況的了解，企業(yè)對外部相關(guān)方的了解。這些都需要借助于有效的信息交流。
企業(yè)建立有效的信息交流機(jī)制，開發(fā)有關(guān)的程序，針對各種內(nèi)外信息的性質(zhì)，規(guī)定聯(lián)絡(luò)的責(zé)任者、渠道、方式，對信息的記錄、處理，包括匯報(bào)對象、采取對策的責(zé)任等作出規(guī)定。對于涉及重要因素的內(nèi)、外部聯(lián)絡(luò)，應(yīng)規(guī)定其接受、答復(fù)、處理、歸檔等的具體方式。
內(nèi)部信息交流是企業(yè)內(nèi)部各個(gè)層次間的交流，如部門間的日常聯(lián)絡(luò)、指令、常規(guī)報(bào)表、各種信息、通報(bào)、各部門間的行文等，它支持著企業(yè)的管理活動協(xié)調(diào)而有效地進(jìn)行。
與外部的信息交流主要是各類相關(guān)方（政府機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體、所在社區(qū)、社會公眾）之間的信息交流，能夠保持企業(yè)對來自外部的要求的了解，也向外部提供企業(yè)的信息，滿足外部對企業(yè)的需要，修正企業(yè)的運(yùn)行和管理活動，提高企業(yè)形象。
通過信息交流，要使企業(yè)、承包方、合作者確保他們的各級員工都能夠認(rèn)識到：①各自的行動符合HSE方針和目標(biāo)的重要性，在實(shí)現(xiàn)這些方針目標(biāo)中各自的作用和責(zé)任。②活動中的HSE風(fēng)險(xiǎn)和危害，已建立的預(yù)防、控制和削減措施及應(yīng)急反應(yīng)程序。③違背已認(rèn)可的操作程序的潛在后果。④為改進(jìn)工作程序，如何向管理者提供建議。⑤緊急情況時(shí)，外部聯(lián)系的手段和特別的安排。
§7 文件及其控制
作用：文件是管理方案和管理程序的存在方式。記錄體系的運(yùn)行情況，保持和傳輸體系各種內(nèi)、外部信息，支持體系的正常運(yùn)行。
內(nèi)容：這里的文件就是HSE管理體系的文件化系統(tǒng)，簡稱體系文件。形成文件的首要目的是提供HSE管理體系的完整描述和具體操作的程序或指南，并作為該體系保持和實(shí)施的永久的文字記錄。
文件控制包括對體系文件的保管、流通、作廢、歸檔、標(biāo)記等管理內(nèi)容進(jìn)行控制。
對文件要進(jìn)行下面這些方面的管理：
①文件的定位：文件的存放位置，要有利于迅速查找；
②對文件進(jìn)行定期評審和修訂，以及由誰來認(rèn)可文件的適宜性；
③保證所有體系的有效運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位，需要時(shí)都能得到文件的現(xiàn)行有效版本；
④文件失效時(shí)，能夠從所有發(fā)放過的場所及時(shí)收回，并采取必要的措施，避免繼續(xù)使用這些文件；
⑤法律規(guī)定失效后需要保留的文件，以備必要時(shí)提供法律、法規(guī)所需要的信息。應(yīng)對這類文件予以標(biāo)識，以免與其他文件相混淆，造成不應(yīng)有的后果；
⑥所有文件均應(yīng)字跡清楚，注明日期（包括修訂日期），標(biāo)識正確，保管妥善，電子文件要預(yù)留備份，謹(jǐn)防數(shù)據(jù)丟失；
⑦應(yīng)根據(jù)文件的重要程度及其類型，規(guī)定其修訂的程序和職責(zé)。有關(guān)體系文件的編寫，本教材有專門的章節(jié)描述。這里不詳加闡述。