1目的

　　對(duì)管理體系運(yùn)行記錄進(jìn)行控制和管理，提供質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理符合要求及管理體系有效運(yùn)行的客觀證據(jù)，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理活動(dòng)的可追溯性。

　　2適用范圍

　　適用于集團(tuán)公司管理體系所有相關(guān)的記錄。

　　3職責(zé)

　　3.1 集團(tuán)公司安質(zhì)處為主責(zé)部門(mén)，負(fù)責(zé)本程序的監(jiān)督、檢查、管理。

　　3.2 集團(tuán)公司各相關(guān)部門(mén)，對(duì)規(guī)定的管理活動(dòng)和運(yùn)行過(guò)程應(yīng)做好相應(yīng)記錄，并做好記錄的保管、整理和歸檔工作；負(fù)責(zé)對(duì)直屬項(xiàng)目經(jīng)理部、分公司、項(xiàng)目經(jīng)理部涉及本專(zhuān)業(yè)的記錄進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

　　3.3 直屬項(xiàng)目經(jīng)理部、分公司、項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)本單位管理體系運(yùn)行記錄的填寫(xiě)、收集、整理、上報(bào)、管理工作。

　　4工作程序

　　4.1 記錄的范圍：管理體系運(yùn)行中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄、環(huán)境保護(hù)、職業(yè)健康安全工作記錄，包括對(duì)相關(guān)方進(jìn)行控制的記錄；外包過(guò)程涉及的相關(guān)記錄。

　　4.2 記錄的編制、設(shè)計(jì)和規(guī)定

　　4.2.1  集團(tuán)公司各主管部門(mén)在程序文件中，設(shè)計(jì)出相關(guān)的記錄格式。經(jīng)管理者代表審核批準(zhǔn)后，統(tǒng)一編制下發(fā)。

　　4.2.2  程序文件中所列記錄由集團(tuán)公司安質(zhì)處統(tǒng)一編號(hào)，并列出記錄清單。未列入清單的其他檢驗(yàn)、試驗(yàn)、測(cè)量、材料試驗(yàn)、工程質(zhì)量評(píng)定等記錄按國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及建設(shè)單位的規(guī)定執(zhí)行。

　　4.2.3  記錄要滿足標(biāo)準(zhǔn)要求并與程序文件內(nèi)容相吻合。

　　4.2.4  記錄表格式樣一般采用文字和圖表形式，在特定的情況下也可以采用照片、錄像、拷貝、電子媒體等形式。

　　4.3 記錄的填寫(xiě)要求：

　　4.3.1  記錄填寫(xiě)時(shí)應(yīng)字跡工整、清晰，易于識(shí)別。各種記錄不允許用鉛筆、圓珠筆填寫(xiě)（有特殊要求的除外）；

　　4.3.2  記錄必須及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；

　　4.3.3  施工資料應(yīng)與施工過(guò)程同步進(jìn)行記錄。

　　4.4 記錄的管理

　　4.4.1  記錄檔案應(yīng)分類(lèi)、編目管理，便于檢索查閱。

　　4.4.2  各單位的記錄的管理：

　　a）管理體系的記錄按照程序文件規(guī)定由各單位/部門(mén)專(zhuān)人管理；

　　b）施工過(guò)程的記錄應(yīng)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、保管工作。需編入竣工文件的施過(guò)程記錄在工程竣工后，按竣工文件有關(guān)規(guī)定歸檔；

　　c）供方的記錄應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、保存，工程竣工后，審核整理編入竣工文件交集團(tuán)公司/分公司檔案室歸檔。必要時(shí)單獨(dú)立卷保管。

　　d) 外包工程的質(zhì)量記錄按照c）條管理。

　　4.4.3  記錄的保管場(chǎng)所應(yīng)具備良好的條件,以免丟失、損壞。重要的記錄保管應(yīng)符合國(guó)家檔案管理的規(guī)定。

　　4.5 記錄的查/借閱

　　4.5.1  如需要時(shí)，可將記錄提供給上級(jí)、顧客或其代表查閱。

　　4.5.2  集團(tuán)公司檔案室管理的記錄：集團(tuán)公司內(nèi)部查/借閱需經(jīng)公司辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查/借閱手續(xù)，外部查/借閱需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查/借閱手續(xù)。

　　4.5.3  各單位/部門(mén)管理的記錄：外部查/借閱需經(jīng)各自主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查/借閱手續(xù)。

　　4.6 記錄的保存年限

　　4.6.1  管理體系記錄保存年限在記錄清單中規(guī)定。重要的記錄，應(yīng)按照集團(tuán)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

　　4.6.2  工程合同有要求時(shí)，工程項(xiàng)目質(zhì)量記錄的保存期應(yīng)征求顧客意見(jiàn)。

　　4.7 記錄的移交與銷(xiāo)毀

　　4.7.1  各項(xiàng)目經(jīng)理部管理的記錄在工程項(xiàng)目竣工交驗(yàn)期間，經(jīng)項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人審核后按照下列方式處理：

　　a）需要列入竣工文件的編入竣工文件； 

　　b) 需要移交公司對(duì)口部門(mén)的，整理后移交；

　　c) 沒(méi)有保留價(jià)值的經(jīng)審批后銷(xiāo)毀。

　　4.7.2  由部門(mén)保管的已滿規(guī)定保存期限的管理體系記錄，由保管員填寫(xiě)“記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表”，應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后銷(xiāo)毀。

　　4.7.3  集團(tuán)公司/分公司檔案室保管的記錄的銷(xiāo)毀執(zhí)行集團(tuán)公司的《檔案管理辦法》(有關(guān)規(guī)定)。

　　5相關(guān)/支持性文件

　　5.1《文件控制程序》 QB/ZTSJ-CX-01

　　5.2 集團(tuán)公司《檔案管理辦法》

　　6記錄

　　6.1 文件借閱登記表  J1-3

　　6.2 文件銷(xiāo)毀登記表  J1-4