1目的

　　為了使與HSE管理體系運行有關的文件和資料處于受控狀態，制定本程序。

　　本程序對文件和資料進行管理，以保證HSE管理體系運行的各個場所均使用相應的有效版本，防止失效或作廢文件被誤用。

　　2適用范圍

　　本程序適用于HSE體系文件和資料的控制。

　　3職責

　　3.1安全環保部是本程序的歸口管理部門,負責：

　　(1)制訂和修訂《文件和資料控制程序》，以及實施情況的監督、考核；

　　(2)HSE管理體系文件的發放、收回、更改等管理；

　　(3)負責公司《管理手冊》和《程序文件》的編寫、會簽、審批等的管理。

　　3.2經理辦公室負責文件的接收和管理。

　　3.3各職能部門和直屬公司負責涉及本單位文件和資料的管理。

　　4程序內容

　　4.1文件和資料

　　4.1.1文件和資料是公司HSE管理體系運行的依據，也是管理體系內部溝通和行動的準則文件和資料包括：

　　(1)《管理手冊》:是依據HSE管理體系標準，對公司HSE管理體系各相關或相互作用過程進行描述的綱領性文件，旨在實現HSE方針和目標，主要供公司內部管理人員、顧客（必要時提供）及第三方審核機構使用；

　　(2)《HSE體系程序文件》（以下簡稱《程序文件》）:是對公司活動、產品和服務過程描述和管理的控制性文件，是確保HSE管理體系有效運作和控制的依據，是《管理手冊》進一步實施的支持性文件，按照標準要求形成了公司的《程序文件》，見附錄《程序文件清單》；

　　(3)支持（管理）性文件和資料:是闡明公司活動、產品和服務過程管理要求和方法的文件，用于指導活動、產品和服務過程的具體實施，是對《管理手冊》和《程序文件》的進一步支持；支持（管理）性文件包括：作業指導書、操作規程、規章制度、技術標準等；

　　(4)記錄:是一種特殊類型的文件，它為所完成的活動或達到的結果提供客觀證據；

　　(5)文件和資料可以采用文本文件、電子版或光盤等多種管理形式。

　　4.2受控文件范圍

　　4.2.1體系文件:HSE方針與目標、管理手冊、程序文件、支持（管理）性文件等。

　　4.2.1技術文件:各類HSE標準、規范、工藝文件、設備文件、檢測文件等。

　　4.2.3外來文件:包括標準、合作者或分承包方提供的與HSE管理有關文件、圖紙等。

　　4.2.4關鍵信息和關鍵記錄:關鍵崗位職責的說明，事故調查、處理過程等及相關記錄。

　　4.2.5應急反應:包括應急預案和職責，關鍵活動和關鍵任務的程序工作指南，風險評價和風險管理結果。

　　4.2.6以硬盤拷貝或電子媒體形式存在的以上文件和資料。

　　4.3文件的編寫、批準與發布

　　4.3.1《管理手冊》由HSE體系辦公室組織編寫，管理者代表審核，經總經理批準后發布。

　　4.3.2程序文件由各歸口管理部門組織編寫，部門負責人審核，經管理者代表批準。

　　4.3.3支持(管理)性文件由各職能部門及直屬公司組織編寫、修訂和管理。

　　4.3.3.1直屬公司對外發放使用的HSE文件和資料，由編寫部門負責人審核，主管領導批準，各級安全環保部門備案。

　　4.3.3.2本單位(各級機關部門和基層單位)使用的HSE文件和資料,由本單位負責人審批。

　　4.3.3.3各類標準(指標)、各類技術文件和資料，具體執行相關部門的管理規定。

　　4.3.4紅頭文件的管理執行《國家行政機關公文處理辦法》，其它文件的管理參照以上程序執行。

　　4.3.5關鍵信息和關鍵記錄在初次使用前，由編制部門填寫《管理性作業文件審批表》,報管理者代表批準后實施。

　　4.4文件的發放與接收

　　4.4.1HSE體系文件的編碼、編號執行《HSE體系文件編寫規定》。

　　4.4.2安全環保部對下發的HSE管理體系文件進行登記，加蓋“受控”章，提供給外單位和顧客使用的體系文件，加蓋“非受控”章。

　　4.4.3文件發放由發文單位按確定的文件發放范圍和數量進行發放，履行發放手續，填寫《文件發放登記表》，受控文件還應填寫《受控文件清單》，并要確保需要使用文件場所都能得到相應文件的有效版本。

　　4.4.4文件接收各單位按文件接收數量履行相關接收手續，填寫《文件收集登記表》，對于受控文件，接收部門同時填寫《受控文件清單》。

　　4.4.5安全環保部每年下發《失效的體系文件清單》,并及時從各職能部門、直屬公司等場所按發放的份數收回失效的體系文件，加蓋“作廢”章并填寫《文件收集登記表》。

　　4.4.6文件持有者應對文件進行妥善保管，不得私自涂改，要防止損壞和丟失。

　　4.5文件的評審、更改和修訂

　　4.5.1文件和資料編制部門每年應進行1-2次對發放的文件和資料的有效性、符合性、可操作性進行一次評審，并根據實際情況對文件進行修訂，公司所有需評審的文件和資料等都應填寫《工程公司評審記錄》。

　　4.5.2文件需要更改時，由文件編寫部門提出申請并填寫《文件更改申請單》，說明更改原因、更改內容，交原審批部門審批，若改由其它部門審批時，必須提供原審批部門同意變更的背景材料。

　　4.5.3文件更改批準后，由文件編寫部門填寫《文件更改通知單》,加蓋更改部門印章后按原文件發放的范圍發放，履行發放手續，并填寫《更改通知單發放表》。

　　4.5.4文件持有人根據《文件更改通知單》的內容，對文件進行更改,在更改處注明更改日期、更改人。

　　4.5.5電子版本文件應以書面受控文件為依據，沒有形成書面受控文件應以電子文件的最新版本為依據。

　　4.5.5更改的方式

　　4.5.5.1更改方式:劃改或換頁

　　(1)采用劃改時，應使用鋼筆或碳素筆在更改處劃雙橫線,加更改印章(或更改人印章/簽字)。

　　(2)采用換頁更改時，應將本頁內容重新打印并對本次更改條款在更改記錄表中做出標記，換頁更改后將舊頁收回，由歸口管理部門保存。

　　4.5.6所有的《文件更改通知單》都必須交HSE體系辦公室備案。

　　4.5.7文件經過多次更改或修訂后，為保證文件的質量應進行換版,換版實施前，應報原文件審批部門審批后實施。

　　4.5.8上級部門新的文件下發后,本部門原有相關文件作廢，執行上級文件，或根據上級文件修訂原相關文件，修訂后繼續執行。

　　4.6體系文件的重新印發

　　4.6.1當公司組織結構或產品結構發生重大變化或體系文件已更改次數過多影響使用時，可以重新印發。

　　4.6.2重新印發時,HSE體系辦公室提出建議，經總經理批準后，由安全環保部組織實施,同時履行文件發放手續，收回舊版“體系文件”,并加蓋“作廢”章。

　　4.6.3必要時舊版體系文件可以適當保留存檔并加蓋“保留”章，其余部分進行登記后，由各級安全環保部門統一組織銷毀。

　　4.7文件和資料的管理

　　4.7.1各單位應建立文件收發記錄，對受控、作廢保留的文件和資料都應整理、編目、歸檔，便于查閱。

　　4.7.2外來文件和資料的管理

　　4.7.2.1可直接引用的外來文件，由歸口管理部門負責確認，按受控文件轉發執行，文件的發放管理具體執行本程序4.4條款。

　　4.7.2.2不能直接引用的文件，由歸口管理部門根據文件的內容對現有體系文件進行完善，文件的管理具體執行本程序的相關條款。

　　4.7.2.3各單位按職責范圍，負責定期對采用的外來文件和資料進行評審,確定是否為現行有效版本，及時更換過期和作廢的文件資料，確保文件和資料的有效性,具體執行《法律法規要求管理程序》。

　　4.8文件的復制與借閱

　　4.8.1當體系文件需進行復制時，復制人應填寫《體系文件借閱復制記錄》，并經文件持有單位領導審批后，方可復制，對復制后的文件應履行文件發放登記手續。

　　4.8.2當需借閱HSE文件時，借閱人應得到文件持有單位領導的批準，并對借閱的文件名稱、份數、頁數、借閱時間進行登記填寫《體系文件借閱復制審批表》，閱后要及時歸還，注銷借閱登記。

　　4.9文件的作廢處理

　　4.9.1當文件失效或需要作廢時，由文件主管部門報上級主管領導批準后，方可進行文件的作廢處理。

　　4.9.2對于失效或作廢的文件,由文件主管部門從所有發放或使用場所及時撤回,填寫《作廢文件處理登記表》，注明作廢處理方式。

　　4.10記錄

　　文件管理形成的記錄的保存與管理按《記錄管理程序》。

　　5相關文件

　　《國家行政機關公文處理辦法》。

　　HSE02-4.2--2003《法律法規要求管理程序》。

　　HSE02-6.3--2003《記錄管理程序》。

　　HSE03-3.7--01--2003《HSE體系文件編寫規定》。

　　6記錄

　　HSE04-3.7--01--2003《記錄清單》。

　　HSE02-3.7--02--2003《管理性作業文件審批表》。

　　HSE04-3.7--03--2003《受控文件清單》。

　　HSE04-3.7--04--2003《文件發放記錄》。

　　HSE04-3.7--05--2003《體系文件借閱復制審批表》。

　　HSE04-3.7--06--2003《文件收集登記表》。

　　HSE04-3.7--07--2003《更改通知單》。

　　HSE04-3.7--08--2003《更改通知單發放表》。

　　GC.HSE04-3.7--09--2003《會議簽到表》。

　　HSE04-3.7--10--2003《作廢文件處理登記表》。

　　HSE04-3.7--11--2003《工程公司評審記錄》。

　　HSE04-3.7--12—2003《失效體系文件清單》。