一、概述

　　建立體系的過程就是結(jié)合企業(yè)性質(zhì)和特點(diǎn)，將標(biāo)準(zhǔn)具體化為企業(yè)的健康、安全與環(huán)境管理體系文件的過程。健康、安全與環(huán)境管理體系，是個(gè)文件化的體系，按標(biāo)準(zhǔn)要求建立的體系文件是企業(yè)實(shí)施健康、安全與環(huán)境管理的規(guī)范。

　　1.HSE管理體系文件的結(jié)構(gòu)

　　參照ISO10013《質(zhì)量手冊(cè)編制指南》附錄A的描述和體系設(shè)計(jì)方案中文件層次的開發(fā)，HSE管理體系可分為三個(gè)層次，即：

　　(1)管理手冊(cè)(A層文件);

　　(2)程序文件(B層文件);

　　(3)支持性文件(C層文件);

　　建議企業(yè)可以與ISO9000系列、ISO14000系列相符的現(xiàn)行管理體系，作為HSE管理體系的基礎(chǔ)。可以在管理體系文件方面實(shí)行HSE與質(zhì)量和(或)環(huán)境的一體化。這樣做可使質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件和HSE管理體系文件具有完整性，避免重復(fù)，便于實(shí)施管理。但是鑒于目前大多數(shù)企業(yè)落后的健康、安全與環(huán)境管理的現(xiàn)狀，同時(shí)為了加強(qiáng)健康、安全與環(huán)境意識(shí)，突出重點(diǎn)，在建立HSE管理體系的初期仍建議企業(yè)編制獨(dú)立的HSE體系文件。

　　2.編寫體系文件的原則

　　寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效。文件寫完后一定要下發(fā)討論和修改，達(dá)到所寫即所做。

　　3.編寫體系文件的基本要求

　　1)系統(tǒng)性

　　(1)企業(yè)應(yīng)對(duì)其HSE管理體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)條理地制定各項(xiàng)方針和程序;

　　(2)所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊(cè);

　　(3)各層次文件應(yīng)涉及HSE管理體系一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分;

　　(4)各層次文件應(yīng)做到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序。

　　2)法規(guī)性

　　(1)體系文件應(yīng)在總體上遵循SY/T6276-1997標(biāo)準(zhǔn)，以及國家或上級(jí)有關(guān)法規(guī)要求;

　　(2)文件一旦批準(zhǔn)實(shí)施，就必須認(rèn)真執(zhí)行;

　　(3)文件修改只能按規(guī)定的程序進(jìn)行。

　　3)協(xié)調(diào)性

　　(1)體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào);

　　(2)體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相互協(xié)調(diào)。

　　(3)體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)。

　　4)見證性

　　(1)體系文件作為客觀證據(jù)(適用性證據(jù)和有效性證據(jù))管理者、相關(guān)方、第三方審核機(jī)構(gòu)證實(shí)本組織HSE管理體系的運(yùn)行情況;

　　(2)對(duì)于審核來講，HSE管理體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù)。

　　5)惟一性

　　①危險(xiǎn)因素、環(huán)境因素已被識(shí)別;

　　②有關(guān)活動(dòng)的程序已被確定并得到批準(zhǔn);

　　③有關(guān)活動(dòng)處于全面的監(jiān)督檢查之中;

　　④程序處于更改控制之中;

　　⑤對(duì)一個(gè)企業(yè)，其HSE體系文件是惟一的理解;

　　⑥通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達(dá)方式，實(shí)現(xiàn)惟一的理解;

　　⑦決不允許針對(duì)同一事項(xiàng)的相互矛盾的不同文件同時(shí)使用。

　　6)適用性

　　①體系文件應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)活動(dòng)的具體性質(zhì)采取不同的形式;

　　②任何體系文件都應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求和企業(yè)的實(shí)際;

　　③所有文件規(guī)定都應(yīng)在實(shí)際工作中能得到有效的貫徹;

　　④體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)、技能和培訓(xùn)等因素相適應(yīng)。

　　4.體系文件編寫的方式

　　1)自上而下依次展開方式(本文采用的方式)

　　按承諾、方針目標(biāo)、管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對(duì)文件編寫人員的素質(zhì)要求較高，文件編寫所需時(shí)間較長，且必然伴隨著反復(fù)修改。

　　2)自下而上的編寫方式

　　按基礎(chǔ)文件、程序文件、管理手冊(cè)的順序編寫，這適用于原管理基礎(chǔ)較好的企業(yè)，但如無總體設(shè)計(jì)方案指導(dǎo)易出現(xiàn)混亂。

　　3)從程序文件開始，向兩邊擴(kuò)展的編寫方式

　　先編寫程序文件，再開始手冊(cè)和基礎(chǔ)性文件的編寫，實(shí)質(zhì)是從分析活動(dòng)，確定活動(dòng)程序開始，有利于標(biāo)準(zhǔn)的要求與企業(yè)實(shí)際緊密結(jié)合，也可縮短文件編寫時(shí)間。

　　二、HSE管理手冊(cè)編寫

　　HSE管理手冊(cè)是對(duì)企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理體系的全面描述，它是全部體系文件的“索引”，對(duì)HSE管理體系的建立與運(yùn)行的有特殊意義，是HSE管理體系中的A層文件。

　　管理手冊(cè)在深度和廣度上可以不同，取決于企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)劃、技術(shù)要求及人員素質(zhì)，以適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際需要。對(duì)于中、小型企業(yè)，可以把管理手冊(cè)和程序文件合成一套文件，但大多數(shù)企業(yè)為了便于管理仍把管理手冊(cè)、程序文件分開。

　　1.HSE管理手冊(cè)編寫要求

　　(1)手冊(cè)是政策性文件，應(yīng)寫清楚承諾、方針和目標(biāo);

　　(2)手冊(cè)應(yīng)強(qiáng)調(diào)宣傳性，便于公眾接受，不側(cè)重于操作性;

　　(3)手冊(cè)力求簡明，把主要控制環(huán)節(jié)描述清楚即可，不必寫得太冗長。

　　2.編制HSE管理手冊(cè)的目的(但不僅于此)

　　(1)描述的企業(yè)的承諾、方針和目標(biāo)、程序和要求，展示企業(yè)HSE管理體系重點(diǎn)解決的問題;

　　(2)總體描述和實(shí)施有效的HSE管理體系;

　　(3)向企業(yè)各級(jí)管理者展示企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理的總框架;

　　(4)明確各部門的職責(zé)與相互關(guān)系;

　　(5)HSE管理體系情況改變時(shí)，保證體系及要求的連續(xù)性;

　　(6)向各級(jí)管理人員提供查詢所需文件與記錄的途徑;

　　(7)按HSE管理體系的要求和相應(yīng)方法培訓(xùn)人員;

　　(8)為審核HSE管理體系提供文件依據(jù);

　　(9)提供改進(jìn)的常規(guī)控制，促進(jìn)管理活動(dòng);

　　(10)對(duì)外介紹HSE管理體系;

　　(11)證明其自身HSE管理體系符合合同中的相關(guān)規(guī)定。

　　3.HSE管理手冊(cè)編寫前的主要準(zhǔn)備工作
　　(1)確定承諾、方針和目標(biāo);

　　(2)確定管理手冊(cè)結(jié)構(gòu);

　　(3)職能完善和職責(zé)、權(quán)限的確定;

　　(4)資料收集與分析;

　　(5)落實(shí)手冊(cè)編寫的工作組織;

　　(6)制定編寫手冊(cè)的工作計(jì)劃。

　　4.資料的收集與分析
　　1)需要收集的主要資料

　　(1)企業(yè)機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀;

　　(2)各部門職責(zé)和權(quán)限現(xiàn)狀(各部門確認(rèn)的);

　　(3)各部門需要解決的工作接口問題和其他問題;

　　(4)現(xiàn)有的各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及呼部門執(zhí)行情況的說明;

　　(5)現(xiàn)有各種管理制度和作業(yè)程序以及各有關(guān)部門的執(zhí)行情況的說明。

　　2)資料分析

　　(1)評(píng)價(jià)現(xiàn)有機(jī)構(gòu)及職能是否完善，列出需完善的職能清單;

　　(2)評(píng)價(jià)工作接口現(xiàn)狀，列出需研究、了解、解決的工作接口問題的清單;

　　(3)評(píng)價(jià)現(xiàn)有管理文件和作業(yè)文件的有效性，提出需增加、調(diào)整或作廢的文件方案。

　　5.職能的完善和職責(zé)、權(quán)限的確定
　　(1)現(xiàn)有部門的職責(zé)和權(quán)限的調(diào)查;

　　(2)列出需要調(diào)整或補(bǔ)充的職責(zé)和權(quán)限的清單;

　　(3)提出調(diào)整或補(bǔ)充職責(zé)和權(quán)限的議案;

　　(4)有關(guān)部門討論，提出修改意見;

　　(5)由企業(yè)最高管理層研究決定;

　　(6)發(fā)布有關(guān)明確職責(zé)和權(quán)限的文件。

　　6.落實(shí)手冊(cè)編寫的組織工作
　　(1)最高領(lǐng)導(dǎo)層有效介入，以便解決重大問題及跨部門的問題;

　　(2)各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參加手冊(cè)的討論和審查，以便了解對(duì)本職工作的要求;

　　(3)應(yīng)有一個(gè)熟悉標(biāo)準(zhǔn)、熟悉企業(yè)實(shí)際、責(zé)任心強(qiáng)，文筆好的統(tǒng)稿人。

　　7.HSE管理手冊(cè)的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容
　　(1)內(nèi)封面：

　　①企業(yè)名稱;

　　②企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào);

　　③手冊(cè)標(biāo)題;

　　④符合標(biāo)準(zhǔn)的版次;

　　⑤手冊(cè)的發(fā)行版本、手冊(cè)編碼、手冊(cè)發(fā)放控制號(hào)。

　　(2)批準(zhǔn)頁：是最高管理者批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施的命令，含最高管理者簽字、批準(zhǔn)發(fā)布日期和實(shí)施日期，聲明手冊(cè)是HSE管理體系的綱領(lǐng)性和證實(shí)性文件，是全體員工必須遵守的法則。

　　(3)范圍和應(yīng)用領(lǐng)域：應(yīng)清楚表明手冊(cè)和體系文件的適用范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。包括組織行政范圍、地理范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。

　　(4)目錄：應(yīng)列出手冊(cè)各章、節(jié)的題目和頁碼，包括章、節(jié)、主要附錄等。

　　(5)企業(yè)的概況：至少應(yīng)涉及單位的名稱、地址及通訊方法。也可包括如生產(chǎn)經(jīng)營、地理位置、主要背景、歷史和規(guī)模等。

　　(6)手冊(cè)說明，涉及手冊(cè)本身的信息應(yīng)包括：

　　①現(xiàn)在發(fā)布或有效版本的編號(hào)，發(fā)布日期或有效期及相應(yīng)內(nèi)容;

　　②簡述手冊(cè)的確認(rèn)和保持，明確內(nèi)容的審核人和審核周期，更改和批準(zhǔn)手冊(cè)的授權(quán)人，可包括修訂版的審定方法

　　③簡述標(biāo)識(shí)、分發(fā)和控制程序，是內(nèi)部使用，還是可以對(duì)外，是否含有機(jī)密內(nèi)容;

　　④負(fù)責(zé)手冊(cè)實(shí)施人員的批準(zhǔn)簽字。

　　(7)術(shù)語和定義：手冊(cè)應(yīng)盡量使用公用術(shù)語和定義，但需要時(shí)可根據(jù)本企業(yè)實(shí)際規(guī)定不同含義的詞，或?qū)μ囟ㄐg(shù)語規(guī)定特定含義;

　　(8)承諾：明確提出企業(yè)的承諾，明確承諾的提出、評(píng)價(jià)、審定與監(jiān)督程序。

　　(9)方針和目標(biāo)：明確提出企業(yè)的方針和目標(biāo)，方針目標(biāo)由最高管理者組織制定，并簽名批準(zhǔn)發(fā)布執(zhí)行。明確方針和目標(biāo)的策劃、提出、評(píng)價(jià)、發(fā)布、實(shí)施與考核評(píng)審。

　　(10)組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限：明確本企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置(可給出企業(yè)機(jī)構(gòu)圖)、各職能部門職責(zé)權(quán)限(可給出職責(zé)分配圖)、隸屬工作關(guān)系。

　　(11)HSE管理體系要素描述：是對(duì)HSE管理體系七大要素和涉及的形成文件的HSE管理體系管理程序的簡要描述，包括程序的適用范圍和內(nèi)容，該程序的主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)與任務(wù)，對(duì)該程序的控制及要求等。同時(shí)為程序文件提供了查詢途徑，即要附上相關(guān)程序文件編號(hào)和名稱。

　　(12)支持性資料附錄：該附錄可含有支持手冊(cè)的資料，包括程序文件一覽表，作業(yè)文件一覽表，HSE記錄一覽表和手冊(cè)更改記錄表，HSE管理方案清單，重要危險(xiǎn)，危害與環(huán)境因素清單，在用法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)目錄等。

　　8.手冊(cè)的批準(zhǔn)、發(fā)布和控制
　　(1)手冊(cè)發(fā)布前，手冊(cè)編寫責(zé)任人應(yīng)對(duì)手冊(cè)的風(fēng)格、內(nèi)容、格式、職責(zé)與接口進(jìn)行審查;各部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，以確認(rèn)手冊(cè)中規(guī)定的職責(zé)和權(quán)限、接口方式和活動(dòng)原則;由最高管理者對(duì)其進(jìn)行最終的審查，以保證清晰、準(zhǔn)確、適用和結(jié)構(gòu)合理。也可請(qǐng)預(yù)定使用者對(duì)手冊(cè)的可行性進(jìn)行評(píng)定和評(píng)論。然后批準(zhǔn)發(fā)行，并在所有文件中標(biāo)出標(biāo)準(zhǔn)的識(shí)別標(biāo)記。

　　(2)經(jīng)批準(zhǔn)的手冊(cè)內(nèi)容發(fā)放的辦法應(yīng)保證所有使用者都能適當(dāng)使用，按序列號(hào)為接受者提供文本能保證合理發(fā)放和控制，管理部門應(yīng)保證企業(yè)每個(gè)使用者熟悉手冊(cè)中與其有關(guān)的內(nèi)容。

　　(3)應(yīng)規(guī)定手冊(cè)編制、控制和更改的辦法。

　　(4)文件發(fā)行和更改控制對(duì)確保手冊(cè)內(nèi)容嚴(yán)格經(jīng)過審批是至關(guān)重要的。