一．作業(yè)文件的作用和要求

作業(yè)文件是程序文件的支持性文件。為了使各項(xiàng)活動具有可操作性，一個(gè)程序文件可分解成幾個(gè)作業(yè)文件，能在程序文件中交代清楚的活動，就不要再編制作業(yè)文件。作業(yè)文件必須與采用要素的程序相對應(yīng)，是對程序文件中整個(gè)程序或某些條款進(jìn)行補(bǔ)充、細(xì)化，不能脫離程序另搞一套作業(yè)文件。國家、行業(yè)、組織的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不作為作業(yè)文件，單獨(dú)在“在用標(biāo)準(zhǔn)目錄”中體現(xiàn)。在作業(yè)文件中通常包括活動的目的和范圍，做什么和誰來做，何時(shí)、何地以及如何做，應(yīng)采用什么方法、設(shè)備和文件，如何對活動進(jìn)行控制和記錄，即5W1H原則。作業(yè)文件的內(nèi)容是描述為實(shí)施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動。

二．作業(yè)文件的編寫

組織現(xiàn)行的各種組織制度、規(guī)定、辦法等文件，很多具有作業(yè)文件相同的功能，但也有其不足之處，應(yīng)該以OHS管理體系有效運(yùn)行為前提，以作業(yè)文件的要求為尺度，對這些文件再進(jìn)行一次清理和分析，摘其有用、刪除無關(guān)，按作業(yè)文件內(nèi)容及格式要求進(jìn)行改寫。

根據(jù)OHS管理體系總體設(shè)計(jì)方案，按體系要素逐級展開，制定作業(yè)文件明細(xì)表，明確部門的職責(zé)，對照已有的各種文件，確定需新編、改造和完善的作業(yè)文件。由于各組織的規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置和生產(chǎn)實(shí)際不盡相同，則運(yùn)行控制程序的多少，內(nèi)容也不相同，即使程序相同，但由于其詳略程序不同，其作業(yè)文件的多少也不盡相同。

三．作業(yè)文件內(nèi)容和格式

1． 文件編號和標(biāo)題：

編號可以根據(jù)活動的層次進(jìn)行編排，同一層次的作業(yè)文件應(yīng)統(tǒng)一編號，以便于識別，標(biāo)題應(yīng)明確說明開展的活動及其特點(diǎn)；

（1）目的和使用范圍：一般簡單說明開展這項(xiàng)活動的目的和所涉及的范圍；

（2）職責(zé)：指明實(shí)施文件部門，職責(zé)、權(quán)限，接口及相互關(guān)系；

（3）管理內(nèi)容：是作業(yè)文件的核心部分。應(yīng)列出開展此項(xiàng)活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確各項(xiàng)活動的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施，明確每個(gè)過程中各項(xiàng)活動由誰干，什么時(shí)間干、什么場合（地點(diǎn)）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要達(dá)到的要求，需形成記錄和報(bào)告的內(nèi)容，出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時(shí)輔以流程圖；

（4）更改：指明文件更改時(shí)所遵循的規(guī)定，如程序文件的更改影響該作業(yè)文件，則應(yīng)一起組織更改；

（5）相關(guān)程序、文件和記錄：指需引用的或本作業(yè)文件相關(guān)的程序、文件和記錄；

2． 報(bào)告和記錄格式：

確定使用該作業(yè)文件時(shí)所產(chǎn)生的記錄和報(bào)告格式，記錄的保存部門和期限，寫明表格的編號和名稱。

作業(yè)文件必須操作性強(qiáng)，并得到本活動相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意和接受，以及有關(guān)部門對接口關(guān)系的認(rèn)可，經(jīng)過審批、實(shí)施。

四．作業(yè)文件目錄清單示例

由于各組織的規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置和生產(chǎn)實(shí)際不盡相同，則運(yùn)行控制程序的多少、內(nèi)容也不相同，即使程序相同，但由于其詳略程度不同，其作業(yè)文件的多少也不盡相同，下面是一些運(yùn)行控制程序和作業(yè)文件目錄示例。

程序文件、作業(yè)文件一覽表(示例)