一、OHS管理手冊作用

OHS管理手冊是闡述一個組織的OHS方針和描述其OHS管理體系的文件。它就體系作概括的表述，是體系文件中的主要文件，也是在實施和保持體系的正常運行中應長期遵循的綱領性文件。它對內是組織內部實施OHS管理的基本法規，為各項OHS管理活動提供統一的標準和共同的行為準則；對外是OHS保證能力的文字表達，以使需方和第三方確信本組織的技術和管理能力，保證生產活動的OHS達到規定的要求。所以，手冊的編制不同于其它層次文件的編制，一方面它要求按照管理的理論，總結本組織OHS管理的實踐，提煉本組織OHS管理的經驗；另一方面它又要求按照OHSMS標準推薦的體系要素，對組織現存的固有體系進行繼承和自我完善，為組織OHS管理的適用性和有效性提供條件和規范。通過OHS管理手冊的編寫過程，實質是對組織的OHS管理體系進行一次全面的審核和完善。

OHS管理手冊的作用：

1、是組織建立OHS管理體系的總體規劃；

根據OHSMS標準制定的OHS管理手冊，是對組織OHS方針、體系、包括OHS管理各項職能及各項管理活動的整體描述，而OHS管理的各項工作和活動都是依據OHS管理手冊的基本規定加以細化、補充，成為具體的標準、制度，所以，它實質上起到了組織OHS管理體系總體藍圖的作用。

2、是統一和協調組織各部門職業安全衛生活動、實施工傷事故及職業病預防和控制的根本依據和法規；

OHS管理手冊作為組織內部法規性文件，為各項OHS管理活動提供了統一的標準和共同的行為準則。手冊系統地、原則地規定了各項OHS職責和程序，以協調體系的有效性。

OHS管理手冊又是組織各級OHS管理人員實施OHS管理與控制的根本依據，當組織內其他OHS管理方面的標準和制度與OHS管理手冊相抵觸時，應服從OHS管理手冊的規定。

3、是組織向上級主管部門、需方或第三方提供OHS保證能力和水平的文字表述。

此外，編制OHS管理手冊的還可達到如下目的：

——描述組織的方針、目標、承諾、程序和要求，展示組織OHS管理體系重點解決的問題；

——總體描述和實施有效的OHS管理體系；

——提供改進的常規控制，促進管理活動；

——為審核OHS管理體系提供文件依據；

——OHS管理體系情況改變時，保證體系及要求的連續性；

——按OHS管理體系的要求和相應方法培訓人員；

——向組織各級管理者展示組織職業安全衛生管理的總框架；

——向各級管理人員提供查詢所需文件與記錄的途徑；

——明確各部門的職責與相互關系；

——對外介紹OHS管理體系；

——證明其自身OHS管理體系符合標準規定。

    二、編寫OHS管理手冊的原則

編寫OHS管理手冊應遵循下列原則：

1．指令性原則

OHS管理手冊由組織最高管理者批準簽發并正式發布。手冊中的各項規定是組織全體員工（包括組織最高管理者）都必須遵守執行的組織內部法規，它能夠防止人為的隨意性，保證OHS管理的連續性和OHS管理體系的有效性。因此，手冊的各項規定內容應具指令性，措詞應嚴謹，表達要明確，嚴格限制使用“應該”、“必須”、“可以”、“允許”等詞匯。

2．目的性原則

OHS管理手冊應圍繞明確的OHS方針、目標，對為實現OHS方針、目標所要開展的各項活動作出規定。這些活動的重點是掌握現存的或潛在的OHS風險，適時地采取糾正或預防措施，并提供必要的依據。

3．符合性原則

OHS管理手冊應符合政府和其他第三方發布的有關各項法規、條令、標準和國際公約的規定，同時還應適合其他的環境條件，OHS管理體系應具有環境適應性。

4．系統性原則

OHS管理手冊所闡述的OHS管理體系，應當具有整體性和層次性。OHS管理手冊應就生產全過程中各階段影響OHS的技術、管理和人員的因素進行控制并作出規定。手冊所闡述的OHS管理體系，應當結構合理、接口明確、層次清楚、各項活動有序而且連續。手冊應按照OHSMS標準規定的體系要素的要求，對形成和影響OHS風險的所有活動，系統地規定控制方法和要求。要從整體的觀點出發，對形成OHS管理體系的所有要素進行闡述，作出明確規定。要突出重點，著重敘述OHS活動控制程序，內容可包括：目的、內容、要求、責任和參與的部門、原則性的方法、手段、步驟、協調和銜接方式等。

5．協調性原則

OHS管理手冊中各項規定之間，OHS管理手冊與組織其它OHS文件之間，必須協調一致。首先，手冊中的各項規定之間要協調；其次，手冊與組織其它文件（管理程序、標準、制度）之間要協調。OHS管理是組織管理的一個環節，手冊又是OHS管理的綱領性文件，其它文件都是手冊的細化和展開，這就要求它們必須相互協調，無論是在手冊編寫階段，還是在體系運行階段，都應該及時記錄、處理手冊中的規定與目前管理標準不一致的部分。

6．可行性原則

手冊中的規定，應從組織生產的實際情況出發，能夠做到或者經過努力可以達到，某些規定和要素，盡管內容先進，如果組織不具備實施條件，可以暫不列入手冊，但有兩點必須注意：

（1）在法規、標準和合同中已規定必須執行的要素必須列入；

（2）絕不能因組織原有的管理基礎薄弱、員工素質不高，組織就可以用可行性原則為借口，提出保留或保持一些落后的要求，把手冊的水平降低。

7．先進性原則

手冊的各項規定，應當在總結組織OHS管理實踐經驗的基礎上，盡可能采用國內外的先進標準、技術和方法，加以科學化、規范化，納入手冊。

8．可檢查性原則

可檢查性是指手冊的各項規定不但要明確，而且要有以定量為主的考核要求，便于實施監督和審核。例如，對OHS控制活動而言，至少應規定：目的、適應范圍、控制方法、責任部門、配合部門、控制內容及具體要求等等。這樣編制出來的手冊有可檢查性，也只有可檢查與可考核的手冊，方能真正認真實施。手冊內容要簡煉，重點要突出。

OHS管理手冊內容即要有系統性，又要避免面面俱到、冗長重復。它不可能象具體工作標準或管理制度那樣詳盡，對各要素內容、要素間的關系和控制程序只需概括地作出原則規定。在描述時，要求文字準確、語言精煉、結構嚴謹，還要通俗易懂，以便組織內全體員工能理解和掌握。概括起來就是：

系統闡述，突出重點；

層次清楚，協調統一；

整體優化，切實可行；

OHS管理手冊在深度和廣度上可以不同，確決于組織的性質、規模、技術要求及人員素質，以適應組織的實際需要。對于中、小型組織，可以把管理手冊和程序文件合成一套文件，但大多數組織為了便于管理仍把管理手冊、程序文件分開。

    三、OHS管理手冊編寫工作程序

OHS管理手冊是OHS管理體系的設計階段形成的文件，該文件應當按照OHSMS體系分析的結果，對體系的構成、各要素的內容及其相互之間的聯系作出系統、明確和原則的規定，在初始評審和體系設計后編制。

編制OHS管理手冊工作程序如圖所示。

1．資料收集與分析；

—需要收集的主要資料包括：

l組織機構現狀；

l各部門職責和權限現狀（各部門確認的）；

l各部門需要解決的工作接口問題和其他問題；

l現有各種管理制度和作業程序以及各有關部門的執行情況的說明；

l現有的各種技術標準、規范以及各部門執行情況的說明。

—資料分析

l評價現有機構及職能是否完善，列出需完善的職能清單；

l評價工作接口現狀，列出需研究、解決的工作接口問題的清單；

l評價現有管理文件和作業文件的有效性，提出需增加、調整或作廢的文件方案。

2．職能完善和職責、權限的確定；

—現有部門的職責和權限調查；

—列出需要調整或補充的職責和權限的清單；

—提出調整或補充職責和權限的議案；

—有關部門討論，提出修改意見；

—由組織最高管理層研究決定；

—發布有關明確職責和權限的文件；

—在編寫文件和運行過程中發現需進一步明確或補充的問題應隨時決定并補充發文。

3．確定管理手冊結構；

4．落實手冊編寫的組織工作；

5．制定編寫手冊的工作計劃。

 

 

圖5-2編制OHS管理手冊的工作程序

 

    四、OHS管理手冊的內容

1）內封面：

·組織名稱；

·組織標準編號；

·手冊標題；

·符合標準的版次；

·手冊的發行版本、手冊編碼、手冊發放控制號。

2）批準頁：聲明手冊是OHS管理體系的綱領性文件，是全體員工必須遵守的法則；最高管理者批準發布實施的命令（含最高管理者簽字），批準發布日期和實施日期。

3）適用范圍和應用領域：應清楚表明手冊和體系文件的適用范圍和應用領域。包括組織的行政范圍、地理范圍和應用領域。

4）對OHS管理者代表的任命書。

5）目錄：應列出手冊各章、節的題目和頁碼，包括章、節的主要附錄等；

6）組織的概況：單位的名稱、地址及通訊方法。也可包括如生產經營、地理位置、主要背景、歷史和規模等。

7）術語和定義：手冊應盡量使用公認術語和定義，但需要時可根據本組織實際規定不同含義的詞，或對特定術語規定特定含義；

8）領導承諾：明確提出組織的承諾（最高管理者簽字）。

9）OHS方針：明確提出組織的OHS方針（最高管理者簽字）。

10）組織機構、職責和權限：明確本組織內部機構設置（可給出組織機構圖）、各職能部門職責權限（可給出職責分配圖）、隸屬工作關系。

11）體系要素描述：是對OHS管理體系17個要素和OHS管理體系管理程序的簡要描述，包括程序的適用范圍和內容，該程序的主管部門及相關部門的職責與任務，對該程序的控制及要求等；同時為程序文件提供了查詢途徑，即要附上相關程序文件編號和名稱。

這部分一般按要素及其層次劃分章節進行闡述。在編寫OHS管理手冊時，可以將幾項要素合為一個要素，在一章中闡述，也可將一項要素分別寫出，但一定要覆蓋17個要素，闡明各要素之間的聯系和區別。章節的順序，一般可按OHSMS標準中所列出各體系要素的順序編排。

這些要素可按下列內容編寫：

l概述（或目標、總則）。闡明該要素的目標和實施該要素應遵循的準則。要素的目標是指其職能發揮至最佳狀態時應達到的期望目標；

l職責：描述此要素的責任部門，協助部門；

l內容要求：要素要求的一定要寫到；

l相關文件。

體系要素描述應注意的事項：

①無程序要求的要素（如OHS方針、目標與指標、組織機構與職責、OHS管理體系文件、管理評審等）盡量在手冊一級文件中敘述清楚：

②有要求制定程序的要素，簡要描述，詳見程序；

③按標準要求寫，盡量貼近組織的實際操作情況。

12）支持性資料附錄：該附錄可含有支持手冊的資料（包括程序文件一覽表、作業文件一覽表、OHSMS記錄一覽表和手冊更改記錄表等）。

    五、手冊的批準、發布和控制

1）手冊發布前，手冊編寫責任人應對手冊的風格、內容、格式、職責與接口進行審查；各部門領導會簽以確認手冊中規定的職責和權限、接口方式和活動原則；由最高管理者對其進行最終的審查，以保證清晰、準確、適用和結構合理。也可請使用者對手冊的可行性進行評定和評論。然后批準發行，并在所有文件中標出批準的識別標記；

2）經批準的手冊發放的辦法應保證所有使用者都能適當使用，保證合理發放和控制；

3）應規定手冊編制、控制和更改協調辦法。